Introducción
Contenido
¿Qué es Thuban®?
Thuban es una plataforma de Enterprise Document Management. Es un software integral que permite capturar, almacenar y gestionar documentos, como también, crear circuitos de trabajo, generar reportes y monitorear la información en tiempo real.
- Administración de Documentos
Thuban® permite gestionar documentos digitales, independientemente de su contexto. La plataforma ofrece la posibilidad de:
- Capturar documentos.
- Manipular y visualizar documentos, utilizar mark-ups, anotaciones, notas, reconocimiento de código de barras, OCR y tratamiento de imágenes.
- Compartir documentos: efectuar tareas de colaboración, enviarlos por mail, exportarlos, imprimirlos, convertirlos de formato.
- Ordenar documentos en múltiples estructuras jerárquicas y dinámicas.
- Categorizar documentos en función de las pautas de seguridad y accesibilidad.
- Administración de Procesos
En relación con la gestión de procesos, Thuban® permite:
- Establecer pasos de trabajo que estructuran, ordenan y automatizan los procesos administrativos y/o críticos de negocio.
- Garantizar que la documentación sea procesada según los circuitos preestablecidos, además asegura que se cumplan todas las etapas necesarias.
- Determinar qué usuarios pueden acceder a las diferentes bandejas de trabajo mediante el establecimiento de políticas de seguridad.
- Mantener un registro de los movimientos de cada uno de los participantes en los circuitos definidos.
- Integración con otros sistemas de workflow de terceros (JBPM de Jboss).
- Inteligencia de Negocios
Con Thuban® se puede controlar y administrar de forma inteligente la información de la empresa. A través de la aplicación es posible:
- Generar carpetas integrales de clientes que agrupen toda su información.
- Controlar el vencimiento de los diferentes documentos y disparar alarmas.
- Agrupar información de diferentes formatos en repositorios y legajos interactivos.
Además, admite el control y la evaluación constante de los procesos de trabajo establecidos. En este sentido, Thuban® permite:
- Reaccionar ágilmente ante cambios.
- Detectar cuellos de botellas y redistribuir en línea el trabajo.
- Evaluar constantemente el desempeño de los circuitos permitiendo una mejora continua de procesos de negocio.
Componentes
Thuban PowerDesk
Thuban PowerDesk es el módulo dedicado a la gestión digital de la información. Permite capturar, indexar y consultar la información; iniciar y ejecutar procesos de workflow colaborativos y estructurados, generar reportes y monitorear los procesos.
Además, permite compartir la información a través de herramientas colaborativas especialmente diseñadas para ese fin como mailboxes, bandejas de trabajo públicas y dinámicas, anotaciones y markups.
- Digitalización: Thuban® PowerDesk cuenta con una función que permite la captura de imágenes a través de cualquier scanner TWAIN compatible. Es posible digitalizar documentos en forma centralizada o desde cada sucursal. Adicionalmente, se pueden indexar las imágenes a medida que se digitalizan (ver DocIntro).
- Importación: Es posible importar todo tipo de documentos desde los puestos de trabajo: imágenes, documentos de texto, planillas de cálculo, audio, videos, etc.
- Exportación: Es posible exportar documentos simples o legajos completos en su formato original o a PDF, hojas de cálculo o en una carpeta comprimida Zip.
- Búsqueda: La plataforma permite ubicar los documentos de manera fácil y rápida empleando varios criterios de búsqueda: Todos/Algunos, búsqueda por operadores, por contenido, etc.
- Visualización: PowerDesk permite visualizar múltiples documentos de manera simultánea en miniatura o en pantalla completa. Además es posible agruparlos en bandejas dinámicas de acuerdo a una estructura jerárquica.
- Edición: la aplicación cuenta con múltiples herramientas de edición que permiten agregar notas, mark-ups, comentarios, modificar la imagen, cortar y crear un documento nuevo a partir de la selección, etc. Además es posible ver el historial de cambios, enviar los archivos por correo, exportarlos o imprimirlos.
- Workflow: La plataforma PowerDesk brinda herramientas para la automatización de procesos y el procesamiento de la información. Al crear un circuito de trabajo se asegura que los documentos sigan un recorrido preestablecido de aprobación y se reduzcan las demoras o tiempos muertos. De esta manera se aceleran los procesos de trabajo hasta en un 60%.
- Monitoreo en línea: La estación PowerDesk cuenta con un poderoso tablero de control que permite monitorear los principales indicadores de productividad, calidad de servicio y performance. Los índices a monitorear son configurables y altamente parametrizables. La información puede estar dispuesta en forma de gráfico o de lista para facilitar el control. También pueden configurarse alertas para que informen cuando se cumple una condición particular y, de esta manera, detectar cuellos de botella u operaciones que no llegan a realizarse a tiempo.
- Reportes: este módulo permite generar reportes en PDF, XLS o HTML al instante. Estos reportes son flexibles y fáciles de configurar para adecuarse a las necesidades de cada cliente.
- Prescan: La estación PowerDesk cuenta con esta herramienta para la gestión de la documentación física que permite la identificación única de los paquetes documentales, el manejo de los remitos, recepciones y envíos y el seguimiento de la documentación en todo momento.
Thuban Admin
Es el módulo de administración y parametrización de los elementos de la plataforma. Permite gestionar usuarios, grupos, clases documentales, circuitos de workflow, reportes, tableros de control, monitores y alertas. Desde este módulo se crean los perfiles de usuario para garantizar la seguridad de los documentos y controlar el acceso a la información. También es posible exportar una solución completa e importarla en un entorno de Thuban.
Thuban Server
Es el módulo planificación y ejecución de procesos programados. Permite automatizar tareas de mantenimiento, envío de mails, ejecución de reportes, monitoreo, auditoría y agentes de trabajo que operan sobre documentos y procesos del sistema. También desde este módulo se puede monitorear el rendimiento general de la plataforma.
DocIntro
Esta aplicación permite indexar y procesar documentos e información electrónica procedente de diversas fuentes: servidores de fax, islas de digitalización, interfaces de otras aplicaciones, etc. Permite ejecutar reglas de pre y post procesamiento, como reconocimiento de códigos de barras, de caracteres y marcas; la validación de datos o la recuperación de índices adicionales. También es posible configurar envíos de mail.