Diferencia entre revisiones de «Thuban PowerDesk 7.5»
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Una vez que haya ingresado a la URL de Thuban, se presentará la siguiente ventana de diálogo: | Una vez que haya ingresado a la URL de Thuban, se presentará la siguiente ventana de diálogo: | ||
− | [[Imagen:powerdesk2030.png|thumb| | + | [[Imagen:powerdesk2030.png|thumb|800px|center|Login]] |
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Si no recuerda la contraseña, presione el link que se encuentra debajo de los campos. | Si no recuerda la contraseña, presione el link que se encuentra debajo de los campos. | ||
− | [[Imagen:powerdesk2031.png|thumb| | + | [[Imagen:powerdesk2031.png|thumb|800px|center]] |
Thuban abre un cuadro de diálogo. Ingrese el nombre de usuario, el correo electrónico y los caracteres que se muestran en la imagen. Luego, presione '''''Aceptar'''''. | Thuban abre un cuadro de diálogo. Ingrese el nombre de usuario, el correo electrónico y los caracteres que se muestran en la imagen. Luego, presione '''''Aceptar'''''. | ||
− | [[Imagen:powerdesk2032.png|thumb| | + | [[Imagen:powerdesk2032.png|thumb|1000px|center]] |
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[[Imagen:powerdesk2043.png|thumb|1000px|center]] | [[Imagen:powerdesk2043.png|thumb|1000px|center]] | ||
− | Complete al menos un campo obligatorio | + | Complete al menos un campo obligatorio y presione el botón '''''Buscar''''' para procesar los valores ingresados. En el panel de resultados que se encuentra a la derecha, Thuban desplegará los ítems que encontró. Para borrar los valores y realizar una nueva de búsqueda, presione el botón '''''Limpiar'''''. |
[[Imagen:powerdesk2044.png|thumb|1000px|center]] | [[Imagen:powerdesk2044.png|thumb|1000px|center]] | ||
Línea 138: | Línea 138: | ||
− | Los operadores, en orden de aparición arriba-abajo, son: “distinto de”, “mayor o igual”, “mayor”, “menor o igual”, “menor” y “que contenga”. | + | Los operadores, en orden de aparición arriba-abajo, son: "igual", “distinto de”, “mayor o igual”, “mayor”, “menor o igual”, “menor” y “que contenga”. |
Línea 153: | Línea 153: | ||
Ingrese un parámetro de búsqueda en la clase documental “padre” y presione '''''Buscar'''''. Thuban traerá todos los resultados que contengan los parámetros ingresados. | Ingrese un parámetro de búsqueda en la clase documental “padre” y presione '''''Buscar'''''. Thuban traerá todos los resultados que contengan los parámetros ingresados. | ||
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[[Imagen:powerdesk2051.png|thumb|1000px|center]] | [[Imagen:powerdesk2051.png|thumb|1000px|center]] | ||
− | De la misma manera, podría buscarse un legajo a partir de una | + | De la misma manera, podría buscarse un legajo a partir de una factura. En este ejemplo, Thuban muestra los legajos de quienes posean facturas en el estado "Pendiente revisión analista" y cuyo legajo esté en estado "RECIBIDO" |
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2052.png|thumb|1000px|center]] |
==Herramientas de la búsqueda== | ==Herramientas de la búsqueda== | ||
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|- | |- | ||
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===Abrir en el editor=== | ===Abrir en el editor=== | ||
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Seleccione uno o varios documentos y presione el ícono para verlo en pantalla completa en el editor. | Seleccione uno o varios documentos y presione el ícono para verlo en pantalla completa en el editor. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2062.png|thumb|1000px|center]] |
Thuban abrirá tantas ventanas nuevas como documentos seleccionados. | Thuban abrirá tantas ventanas nuevas como documentos seleccionados. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2063.b.png|thumb|1000px|center]] |
===Reorganizador de documentos=== | ===Reorganizador de documentos=== | ||
Línea 211: | Línea 211: | ||
Con esta herramienta es posible cambiar el orden de las páginas de un documento, cortarlas o moverlas a otro documento del mismo formato. Para utilizar esta funcionalidad, seleccione un documento del panel de resultados de la búsqueda y presione el ícono de Reorganización. Tenga en cuenta que esta función está disponible sólo para documentos en formato PDF o TIF. | Con esta herramienta es posible cambiar el orden de las páginas de un documento, cortarlas o moverlas a otro documento del mismo formato. Para utilizar esta funcionalidad, seleccione un documento del panel de resultados de la búsqueda y presione el ícono de Reorganización. Tenga en cuenta que esta función está disponible sólo para documentos en formato PDF o TIF. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2064.png|thumb|1000px|center]] |
El documento se abrirá en una ventana emergente: | El documento se abrirá en una ventana emergente: | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2065.png|thumb|1000px|center]] |
Si desea cambiar el orden de las páginas, seleccione una fila y, sin soltar el mouse, arrástrela a la posición deseada. | Si desea cambiar el orden de las páginas, seleccione una fila y, sin soltar el mouse, arrástrela a la posición deseada. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2066.png|thumb|1000px|center]] |
En este ejemplo, se movió la página 1 a la segunda posición. Puede presionar ''Previsualizar'' para ver cómo quedaría el documento. | En este ejemplo, se movió la página 1 a la segunda posición. Puede presionar ''Previsualizar'' para ver cómo quedaría el documento. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2067.png|thumb|1000px|center]] |
Línea 234: | Línea 234: | ||
Para cortar las páginas de un documento, seleccione la fila y arrástrela hacia el panel de la derecha. | Para cortar las páginas de un documento, seleccione la fila y arrástrela hacia el panel de la derecha. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2075.png|thumb|1000px|center]] |
En este ejemplo, se cortó la página 1. Puede presionar ''Previsualizar'' para ver cómo quedaría el documento. A continuación el sistema muestra del lado izquierdo el documento final y, del derecho, las páginas cortadas. | En este ejemplo, se cortó la página 1. Puede presionar ''Previsualizar'' para ver cómo quedaría el documento. A continuación el sistema muestra del lado izquierdo el documento final y, del derecho, las páginas cortadas. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2068.png|thumb|1000px|center]] |
Línea 245: | Línea 245: | ||
El documento creado a partir de las páginas cortadas se abrirá automáticamente en la vista de edición. Desde allí, podrá modificar la información en los campos del documento para distinguirlo del documento original. | El documento creado a partir de las páginas cortadas se abrirá automáticamente en la vista de edición. Desde allí, podrá modificar la información en los campos del documento para distinguirlo del documento original. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2069.png|thumb|1000px|center]] |
También es posible mover páginas de un documento a otro. Para ello, seleccione dos documentos del mismo formato, y presione el ícono de ''Reorganización''. | También es posible mover páginas de un documento a otro. Para ello, seleccione dos documentos del mismo formato, y presione el ícono de ''Reorganización''. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2070.png|thumb|1000px|center]] |
El sistema despliega los dos documentos en una nueva ventana, en pantalla dividida: | El sistema despliega los dos documentos en una nueva ventana, en pantalla dividida: | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2071.png|thumb|1000px|center]] |
Línea 261: | Línea 261: | ||
En este ejemplo, se movió la página 1 del documento 1 hacia el documento 2. Puede presionar ''Previsualizar'' para ver cómo quedaría el documento. | En este ejemplo, se movió la página 1 del documento 1 hacia el documento 2. Puede presionar ''Previsualizar'' para ver cómo quedaría el documento. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2072.b.png|thumb|1000px|center]] |
Línea 267: | Línea 267: | ||
Si al mover las páginas, uno de los documentos se quedara sin hojas, el sistema informa que será eliminado. Tenga en cuenta que si guarda los cambios, la acción no podrá revertirse. | Si al mover las páginas, uno de los documentos se quedara sin hojas, el sistema informa que será eliminado. Tenga en cuenta que si guarda los cambios, la acción no podrá revertirse. | ||
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===Eliminar documentos=== | ===Eliminar documentos=== | ||
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Seleccione uno o varios documentos y presione el ícono eliminar. | Seleccione uno o varios documentos y presione el ícono eliminar. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2074.png|thumb|1000px|center]] |
Línea 360: | Línea 284: | ||
* '''''Exportación individual de documentos''''': exporta un único documento en su formato nativo. | * '''''Exportación individual de documentos''''': exporta un único documento en su formato nativo. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2076.png]] |
* '''''Exportación de la grilla de resultados con formato XLS''''': permite exportar los ítems seleccionados a una planilla de cálculo. | * '''''Exportación de la grilla de resultados con formato XLS''''': permite exportar los ítems seleccionados a una planilla de cálculo. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2077.png]] |
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2078.png|thumb|800px|center]] |
Puede exportar todos los resultados de la grilla o sólo los seleccionados. Presione Ok para realizar la acción. | Puede exportar todos los resultados de la grilla o sólo los seleccionados. Presione Ok para realizar la acción. | ||
Línea 372: | Línea 296: | ||
* '''''Exportación de múltiples documentos con formato PDF''''': permite generar un único PDF a partir de las imágenes adjuntas de los documentos seleccionados. Los mismos deben respetar alguno de los siguientes formatos: JPG, PNG, BMP, GIF TIF y PDF. | * '''''Exportación de múltiples documentos con formato PDF''''': permite generar un único PDF a partir de las imágenes adjuntas de los documentos seleccionados. Los mismos deben respetar alguno de los siguientes formatos: JPG, PNG, BMP, GIF TIF y PDF. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2079.png]] |
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2080.png|thumb|800px|center]] |
Puede exportar todos los resultados de la grilla o sólo los seleccionados. Presione Ok para realizar la acción. | Puede exportar todos los resultados de la grilla o sólo los seleccionados. Presione Ok para realizar la acción. | ||
Línea 380: | Línea 304: | ||
* '''''Exportación de múltiples documentos con formato ZIP''''': permite comprimir un conjunto de archivos en una carpeta ZIP y exportarlos en su formato nativo. | * '''''Exportación de múltiples documentos con formato ZIP''''': permite comprimir un conjunto de archivos en una carpeta ZIP y exportarlos en su formato nativo. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2081.png]] |
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2082.png|thumb|800px|center]] |
Puede exportar todos los resultados de la grilla o sólo los seleccionados. Presione Ok para realizar la acción. | Puede exportar todos los resultados de la grilla o sólo los seleccionados. Presione Ok para realizar la acción. | ||
Línea 389: | Línea 313: | ||
Seleccione el ícono para abrir una ventana emergente con una vista similar a la de cualquier servidor de correo electrónico. | Seleccione el ícono para abrir una ventana emergente con una vista similar a la de cualquier servidor de correo electrónico. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2083.png]] |
Cuenta con herramientas de edición para la redacción del mensaje. | Cuenta con herramientas de edición para la redacción del mensaje. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2084.png|thumb|1000px|center|Envío de correos electrónicos]] |
Línea 400: | Línea 324: | ||
Tenga en cuenta que para enviar un e-mail, además de contar con los permisos necesarios, el documento debe poseer un archivo adjunto. | Tenga en cuenta que para enviar un e-mail, además de contar con los permisos necesarios, el documento debe poseer un archivo adjunto. | ||
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===Indexación masiva de documentos=== | ===Indexación masiva de documentos=== | ||
Línea 405: | Línea 330: | ||
Con esta funcionalidad puede cambiar el valor de un campo en varios documentos a la vez. Seleccione los documentos y presione el ícono de indexación. | Con esta funcionalidad puede cambiar el valor de un campo en varios documentos a la vez. Seleccione los documentos y presione el ícono de indexación. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2085.png|thumb|800px|center]] |
A continuación se abrirá una ventana emergente con todos los campos de la clase. Seleccione la casilla del campo que desea modificar e ingrese un valor. Presione Guardar para aplicar los cambios. | A continuación se abrirá una ventana emergente con todos los campos de la clase. Seleccione la casilla del campo que desea modificar e ingrese un valor. Presione Guardar para aplicar los cambios. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2086.png|thumb|800px|center]] |
Thuban indexará los documentos. Presione '''''Cerrar''''' para volver al Panel de búsqueda. | Thuban indexará los documentos. Presione '''''Cerrar''''' para volver al Panel de búsqueda. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2087.png|thumb|800px|center]] |
Podrá ver los cambios después de realizar una nueva búsqueda. | Podrá ver los cambios después de realizar una nueva búsqueda. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2088.png|thumb|800px|center]] |
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='''Editor de documentos'''= | ='''Editor de documentos'''= | ||
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Puede acceder al editor tanto desde el Panel de búsqueda como desde Bandejas. Una vez que haya encontrado el documento deseado, selecciónelo de la grilla de resultados y haga clic en el ícono de para abrir en el editor. | Puede acceder al editor tanto desde el Panel de búsqueda como desde Bandejas. Una vez que haya encontrado el documento deseado, selecciónelo de la grilla de resultados y haga clic en el ícono de para abrir en el editor. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2089.png|thumb|1000px|center]] |
Línea 455: | Línea 358: | ||
==Consultar Campos== | ==Consultar Campos== | ||
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===Agrupación de campos=== | ===Agrupación de campos=== | ||
Línea 472: | Línea 363: | ||
Una opción para mejorar el rendimiento de la aplicación es la agrupación de campos de acuerdo a un criterio particular. Esta función es particularmente útil cuando una clase documental posee muchos campos, ya que permite verlos de una manera más organizada. | Una opción para mejorar el rendimiento de la aplicación es la agrupación de campos de acuerdo a un criterio particular. Esta función es particularmente útil cuando una clase documental posee muchos campos, ya que permite verlos de una manera más organizada. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2090.png|thumb|1000px|center|Campos colapsados]] |
Para desplegar los campos, haga click sobre el nombre la de agrupación: | Para desplegar los campos, haga click sobre el nombre la de agrupación: | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2091.png|thumb|1000px|center|Campos desplegados]] |
===Editar campos e imagen adjunta=== | ===Editar campos e imagen adjunta=== | ||
Línea 483: | Línea 374: | ||
Para editar un documento, bloquéelo haciendo un click sobre el ícono celeste con el candado. | Para editar un documento, bloquéelo haciendo un click sobre el ícono celeste con el candado. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2092.png]] |
De esta manera, Thuban reserva el documento e impide que otro usuario lo edite simultáneamente | De esta manera, Thuban reserva el documento e impide que otro usuario lo edite simultáneamente | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2093.png|thumb|1000px|center|Edición de documentos]] |
Luego del bloqueo, el ícono del candado se torna color rojo y se habilitan las herramientas. | Luego del bloqueo, el ícono del candado se torna color rojo y se habilitan las herramientas. | ||
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− | [[Imagen: | + | * [[Imagen:powerdesk2094.png]] '''''Comparador de documentos''''': al presionar el ícono, Thuban muestra la sección específica del documento que debe revisar el usuario. De esta manera, el usuario accede rápidamente a la información que necesita. La sección la configura el administrador de la plataforma. |
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− | [[Imagen: | + | * [[Imagen:powerdesk2054.png]] '''''Exportar en formato nativo''''': Thuban exporta el archivo adjunto en el formato original. |
− | + | [[Imagen:powerdesk2095.png|thumb|1000px|center]] | |
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− | *[[Imagen: | + | * [[Imagen:powerdesk2096.png]] '''''Generar carátula''''': Esta funcionalidad está reservada para la gestión de la documentación física. Al presiona el ícono, Thuban genera un ID con un código de barras que identifica unívocamente al documento. Esa carátula debe imprimirse y adjuntarse a la documentación física. |
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2097.png|thumb|1000px|center]] |
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− | [[Imagen: | + | *[[Imagen:powerdesk2098.png]] '''''Nueva pestaña''''': Abre el documento en una nueva pestaña. |
− | + | [[Imagen:powerdesk2099.png|thumb|1000px|center]] | |
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− | * [[Imagen: | + | * [[Imagen:powerdesk2056.png]] '''''Enviar por correo''''': permite enviar el documento por correo electrónico, pero sólo si tiene imagen adjunta. |
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2100.png|thumb|1000px|center]] |
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− | [[Imagen: | + | * [[Imagen:powerdesk2101.png]] '''''Cambiar recurso asociado''''': permite cambiar el archivo asociado. Presione el botón Examinar para buscar el archivo en un disco local o servidor. |
− | * [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2102.png|thumb|1000px|center]] |
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+ | * [[Imagen:powerdesk2103.png]] '''''Reclasificar documento''''': permite cambiar la clase a la que pertenece un documento. | ||
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+ | [[Imagen:powerdesk2104.png|thumb|1000px|center]] | ||
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+ | * [[Imagen:powerdesk2060.png]] '''''Eliminar documento''''': permite eliminar el documento. Thuban mostrará un cartel de confirmación, ya que la eliminación del documento supone la total remoción de la base de datos. | ||
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+ | [[Imagen:powerdesk2105.png|thumb|1000px|center]] | ||
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+ | * [[Imagen:powerdesk2106.png]] '''''Notas''''': permite crear, modificar o eliminar notas, según los permisos del usuario. Para crear una nota, ingrese el título y la descripción y presione '''''Guardar'''''. | ||
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+ | [[Imagen:powerdesk2107.png|thumb|800px|center]] | ||
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Para modificar una nota, selecciónela de la lista, realice las modificaciones y presione '''''Guardar'''''. | Para modificar una nota, selecciónela de la lista, realice las modificaciones y presione '''''Guardar'''''. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2108.png|thumb|1000px|center]] |
Para eliminar una nota, selecciónela y presione el botón '''''Eliminar'''''. | Para eliminar una nota, selecciónela y presione el botón '''''Eliminar'''''. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2109.png|thumb|1000px|center]] |
Cuando el documento tenga notas, el ícono se tornará de color rojo. | Cuando el documento tenga notas, el ícono se tornará de color rojo. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2110.png|thumb|1000px|center]] |
+ | |||
+ | |||
+ | * [[Imagen:powerdesk2111.png]] '''''Historia''''': Abre el historial de cambios realizados sobre el documento con la fecha, hora y usuario que realizó el cambio. | ||
+ | [[Imagen:powerdesk2112.png|thumb|1000px|center]] | ||
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− | [[Imagen: | + | * [[Imagen:powerdesk2113.png]] '''''Guardar''''': El ícono se muestra en color rojo cuando hay cambios pendientes que guardar. |
− | + | [[Imagen:powerdesk2114.png|thumb|1000px|center]] | |
− | |||
==Consultar Vínculos dinámicos== | ==Consultar Vínculos dinámicos== | ||
Línea 557: | Línea 458: | ||
Thuban permite vincular un documento con otros de la misma clase o de distintas clases documentales. | Thuban permite vincular un documento con otros de la misma clase o de distintas clases documentales. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2115.png|thumb|1000px|center|Vínculos dinámicos]] |
− | Thuban ordena el árbol de contenidos de forma jerárquica. Esta funcionalidad es útil cuando existe una clase que funciona como Legajo y otra como documentos propios del legajo. Por ejemplo, | + | Thuban ordena el árbol de contenidos de forma jerárquica. Esta funcionalidad es útil cuando existe una clase que funciona como Legajo y otra como documentos propios del legajo. Por ejemplo, un legajo de un cliente puede contener toda la información personal. Entonces, podría existir una clase relacionada que se llame “Facturas” donde se irán adjuntando todas las facturas pertenecientes al cliente. |
===Crear documentos desde Vínculos dinámicos=== | ===Crear documentos desde Vínculos dinámicos=== | ||
− | En el siguiente ejemplo, hay configurado un vínculo dinámico que relaciona las clases | + | En el siguiente ejemplo, hay configurado un vínculo dinámico que relaciona las clases “LEG_CLIENTE” y “FACTURAS_CLIENTE” y permite crear documentos de la segunda clase. Para crear un documento, seleccione el combo Nuevo y presione sobre la opción "Facturas del cliente". |
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2116.png|thumb|1000px|center]] |
A continuación el sistema abrirá una ventana de creación dentro del editor. | A continuación el sistema abrirá una ventana de creación dentro del editor. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2117.png|thumb|1000px|center]] |
Línea 578: | Línea 479: | ||
Una vez creado, se podrán ver todos los documentos relacionados. | Una vez creado, se podrán ver todos los documentos relacionados. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2118.png|thumb|1000px|center]] |
Con la barra de herramientas se pueden realizar las siguientes acciones (de izquierda a derecha): | Con la barra de herramientas se pueden realizar las siguientes acciones (de izquierda a derecha): | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2119.png|thumb|1000px|center]] |
- Abrir el documento seleccionado en pantalla completa | - Abrir el documento seleccionado en pantalla completa | ||
− | - | + | - Reorganiza los documentos |
- Reclasificar documentos | - Reclasificar documentos | ||
+ | |||
+ | - Enviar por correo los documentos | ||
- Exportar a ZIP o PDF los documentos seleccionados o el legajo completo. | - Exportar a ZIP o PDF los documentos seleccionados o el legajo completo. | ||
Línea 600: | Línea 503: | ||
Un checklist es una lista de condiciones que debe cumplir un documento para que se considere que está completo o aprobado, según el caso. | Un checklist es una lista de condiciones que debe cumplir un documento para que se considere que está completo o aprobado, según el caso. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2172.png]]: Se cumple la condición del ítem. |
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2170.png]]: No se cumple la condición, pero el ítem no es requerido; es decir, no es obligatorio que cumpla con esa condición. |
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2171.png]]: No se cumple la condición y el ítem es requerido. |
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2173.png|thumb|800px|center]] |
Línea 614: | Línea 517: | ||
Si desea, puede exportar la lista a PDF. | Si desea, puede exportar la lista a PDF. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2169.png|thumb|400px|center|Exportar checklists]] |
− | |||
− | + | ==Firma digital== | |
− | [[Imagen: | + | Para instalar un certificado, la ubicación del almacén tiene que ser la opción "Usuario actual", no instalar en el "Equipo local". |
+ | Para poder firmar un documento, presionar el botón [[Imagen:powerdesk2174.png]] | ||
− | + | [[Imagen:powerdesk2175.png|thumb|1000px|center]] | |
− | |||
− | + | Presionar "Aceptar" | |
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2176.png|thumb|1000px|center]] |
− | + | Ejecutar la aplicación | |
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2177.png|thumb|1000px|center]] |
− | |||
− | + | El documento aparecerá firmado | |
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2178.png|thumb|1000px|center]] |
+ | ='''Bandejas'''= | ||
− | + | Son conjuntos dinámicos donde se agrupan documentos bajo un criterio o estado en común. Diríjase al menú Documentos y seleccione el Panel de Bandejas. | |
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2120.png|thumb|1000px|center|Panel de Bandejas]] |
+ | En el sector izquierdo de la pantalla se muestra el árbol de contenidos con todas las bandejas y sub-bandejas que hayan sido asignadas para el usuario, y al lado de cada una de ellas figura la cantidad de documentos que contiene. | ||
− | + | [[Imagen:powerdesk2121.png|thumb|1000px|center]] | |
− | [[Imagen: | + | Seleccione una bandeja para ver los documentos que contiene. Encima de la lista de documentos encontrará una barra de herramientas con las mismas funcionalidades que la que se encuentra en el Panel de Búsqueda: |
+ | |||
+ | [[Imagen:powerdesk2122.png|thumb|1000px|center]] | ||
+ | |||
+ | |||
+ | Presione sobre el nombre del documento para abrirlo en pantalla completa: | ||
+ | |||
+ | [[Imagen:powerdesk2123.png|thumb|1000px|center]] | ||
='''Prescan'''= | ='''Prescan'''= | ||
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Diríjase al menú Documentos y seleccione el Panel de Prescan. Por defecto, Thuban muestra la solapa de Emisión de carátulas. | Diríjase al menú Documentos y seleccione el Panel de Prescan. Por defecto, Thuban muestra la solapa de Emisión de carátulas. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2124.png|thumb|1000px|center]] |
Elija la clase documental del combo e ingrese los datos requeridos con la información que obtiene del documento original. Una vez que los haya ubicado, presione el botón Crear para generar la carátula. | Elija la clase documental del combo e ingrese los datos requeridos con la información que obtiene del documento original. Una vez que los haya ubicado, presione el botón Crear para generar la carátula. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2125.png|thumb|1000px|center]] |
Thuban genera una carátula con los datos ingresados y le asigna un código de barras y un ID único que identifican al documento original. | Thuban genera una carátula con los datos ingresados y le asigna un código de barras y un ID único que identifican al documento original. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2126.png|thumb|1000px|center]] |
Imprima el PDF y adjúntelo como primera hoja de la documentación a enviar. Deberá repetir la acción con cada documento. | Imprima el PDF y adjúntelo como primera hoja de la documentación a enviar. Deberá repetir la acción con cada documento. | ||
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==Seguimiento== | ==Seguimiento== | ||
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Desde esta pestaña puede consultar el estado de la documentación. Puede buscar los documentos por carátula o por proceso. | Desde esta pestaña puede consultar el estado de la documentación. Puede buscar los documentos por carátula o por proceso. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2127.png|thumb|1000px|center]] |
Si elige la primera opción, ingrese el número de carátula o algún otro dato y presione el botón Buscar para ver los resultados. | Si elige la primera opción, ingrese el número de carátula o algún otro dato y presione el botón Buscar para ver los resultados. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2128.png|thumb|1000px|center]] |
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Puede seleccionar el ítem para ver el detalle de la carátula en la parte inferior de la pantalla. | Puede seleccionar el ítem para ver el detalle de la carátula en la parte inferior de la pantalla. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2129.png|thumb|1000px|center]] |
='''Tableros de control'''= | ='''Tableros de control'''= | ||
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Los tableros agrupan monitores y sus respectivas alertas con la intención de comparar diferentes datos o valores. Diríjase al menú Reportes y seleccione el Panel de Monitores. | Los tableros agrupan monitores y sus respectivas alertas con la intención de comparar diferentes datos o valores. Diríjase al menú Reportes y seleccione el Panel de Monitores. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2130.png|thumb|1000px|center]] |
==Monitores== | ==Monitores== | ||
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* '''Gráficos''': comparan variables numéricas mediante un gráfico. El monitor gráfico admite cinco formas de representación que se pueden seleccionar del menú ubicado encima del gráfico. | * '''Gráficos''': comparan variables numéricas mediante un gráfico. El monitor gráfico admite cinco formas de representación que se pueden seleccionar del menú ubicado encima del gráfico. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2131.png|thumb|1000px|center]] |
También puede modificar la disposición de los monitores arrastrándolo con el mouse: | También puede modificar la disposición de los monitores arrastrándolo con el mouse: | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2132.png|thumb|1000px|center]] |
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Está opción está disponible sólo para los monitores de tipo SQL, ya sean gráficos o de lista. Al seleccionar un sector del gráfico o una fila del monitor, Thuban muestra los valores que representa ese monitor. | Está opción está disponible sólo para los monitores de tipo SQL, ya sean gráficos o de lista. Al seleccionar un sector del gráfico o una fila del monitor, Thuban muestra los valores que representa ese monitor. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2133.png|thumb|800px|center]] |
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Por ejemplo, si tiene un monitor para contar la cantidad de documentos por bandeja de una clase determinada, se podría configurar una alerta que informe cuando se superen los 25 documentos. Si la condición se cumple, aparecerá un mensaje debajo del monitor al que esté asociada la alerta. | Por ejemplo, si tiene un monitor para contar la cantidad de documentos por bandeja de una clase determinada, se podría configurar una alerta que informe cuando se superen los 25 documentos. Si la condición se cumple, aparecerá un mensaje debajo del monitor al que esté asociada la alerta. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2134.png|thumb|1000px|center]] |
Para ver el detalle, diríjase a la solapa Alertas haciendo clic en el “+”. | Para ver el detalle, diríjase a la solapa Alertas haciendo clic en el “+”. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2135.png|thumb|1000px|center]] |
Primero se muestra el monitor asociado y debajo, la condición hasta que determina su estado anormal. | Primero se muestra el monitor asociado y debajo, la condición hasta que determina su estado anormal. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2136.png|thumb|1000px|center]] |
==Histórico== | ==Histórico== | ||
Línea 818: | Línea 657: | ||
Se puede acceder a la información histórica de la variable haciendo clic en la pestaña Histórico. Seleccione una variable del combo y presione el botón '''''Historial'''''. | Se puede acceder a la información histórica de la variable haciendo clic en la pestaña Histórico. Seleccione una variable del combo y presione el botón '''''Historial'''''. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2137.png|thumb|1000px|center]] |
Thuban muestra la evolución del valor de la variable e incluye todos los registros que no hayan sido depurados por la aplicación. | Thuban muestra la evolución del valor de la variable e incluye todos los registros que no hayan sido depurados por la aplicación. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2138.png|thumb|1000px|center]] |
− | Si el monitor está representado por un gráfico, el historial se verá en modo gráfico también. En cambio, si el monitor está representado por una lista, la historia también lo será. | + | Si el monitor está representado por un gráfico, el historial se verá en modo gráfico también. En cambio, si el monitor está representado por una lista, la historia también lo será. |
− | + | ||
− | + | ||
='''Reportes'''= | ='''Reportes'''= | ||
Línea 841: | Línea 678: | ||
Elija el reporte y el tipo de visualización del menú desplegable. | Elija el reporte y el tipo de visualización del menú desplegable. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2139.png|thumb|1000px|center]] |
− | Presione el botón '''''Mostrar''''' para | + | Presione el botón '''''Mostrar''''' para descargar el reporte. |
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2140.png|thumb|1000px|center]] |
='''Configuración de usuario'''= | ='''Configuración de usuario'''= | ||
Línea 852: | Línea 689: | ||
Para modificar la configuración de su usuario, ingrese a Thuban y presione el botón de '''''Configuración''''' que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla. | Para modificar la configuración de su usuario, ingrese a Thuban y presione el botón de '''''Configuración''''' que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2141.png|thumb|1000px|center]] |
Línea 859: | Línea 696: | ||
* '''''Usuario''''': permite editar la información personal, adjuntar una imagen de perfil y cambiar la contraseña, siempre que ingrese con el usuario de Thuban y no con el de dominio. | * '''''Usuario''''': permite editar la información personal, adjuntar una imagen de perfil y cambiar la contraseña, siempre que ingrese con el usuario de Thuban y no con el de dominio. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2142.png|thumb|1000px|center]] |
* '''''General''''': permite establecer una serie de preferencias para personalizar la experiencia de trabajo dentro del PowerDesk. | * '''''General''''': permite establecer una serie de preferencias para personalizar la experiencia de trabajo dentro del PowerDesk. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2143.png|thumb|1000px|center]] |
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o ''Habilitar edición en panel de búsqueda'': abre el documento en el editor, pero en la misma ventana. Habilita el botón Volver para regresar a los resultados de búsqueda. | o ''Habilitar edición en panel de búsqueda'': abre el documento en el editor, pero en la misma ventana. Habilita el botón Volver para regresar a los resultados de búsqueda. | ||
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o ''Mostrar siempre la vista previa del documento'': muestra una vista previa de la imagen del documento debajo de la grilla de resultados. | o ''Mostrar siempre la vista previa del documento'': muestra una vista previa de la imagen del documento debajo de la grilla de resultados. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2144.png|thumb|1000px|center]] |
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o ''Abrir automáticamente los ítems que tengan vínculos dinámicos'': se abrirán en pantalla completa en la ventana del editor los documentos que tengan vínculos dinámicos asociados. | o ''Abrir automáticamente los ítems que tengan vínculos dinámicos'': se abrirán en pantalla completa en la ventana del editor los documentos que tengan vínculos dinámicos asociados. | ||
Línea 893: | Línea 729: | ||
-> '''Mostrar la cantidad de documentos por bandeja''': muestra la cantidad de documentos que hay en una bandeja de trabajo. | -> '''Mostrar la cantidad de documentos por bandeja''': muestra la cantidad de documentos que hay en una bandeja de trabajo. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2145.png|thumb|1000px|center]] |
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o ''Pestañas'': Thuban distribuye la información en tres pestañas. | o ''Pestañas'': Thuban distribuye la información en tres pestañas. | ||
− | [[Imagen: | + | |
+ | [[Imagen:powerdesk2146.png|thumb|1000px|center]] | ||
o ''Dividida'': Thuban agrupa los campos y vínculos dinámicos en la pestaña General. | o ''Dividida'': Thuban agrupa los campos y vínculos dinámicos en la pestaña General. | ||
− | [[Imagen: | + | |
+ | [[Imagen:powerdesk2147.png|thumb|1000px|center]] | ||
-> '''Visualizar notas e historia en forma de diálogo emergente''': al seleccionar esta opción las notas y el historial de cambios se abren al presionar los íconos correspondientes. | -> '''Visualizar notas e historia en forma de diálogo emergente''': al seleccionar esta opción las notas y el historial de cambios se abren al presionar los íconos correspondientes. | ||
− | [[Imagen: | + | |
+ | [[Imagen:powerdesk2148.png|thumb|1000px|center]] | ||
De lo contrario, estarían siempre visibles. | De lo contrario, estarían siempre visibles. | ||
− | [[Imagen: | + | [[Imagen:powerdesk2149.png|thumb|1000px|center]] |
-> '''Utilizar el modo de compatibilidad de Internet Explorer para abrir documentos''': al utilizar esta opción, se evitan errores en Thuban cuando se quiera abrir la aplicación desde ese navegador. | -> '''Utilizar el modo de compatibilidad de Internet Explorer para abrir documentos''': al utilizar esta opción, se evitan errores en Thuban cuando se quiera abrir la aplicación desde ese navegador. | ||
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Última revisión de 08:54 14 feb 2019
Contenido
- 1 Login
- 2 Menú Principal
- 3 Panel de creación de documentos
- 4 Búsqueda de Documentos
- 5 Editor de documentos
- 6 Bandejas
- 7 Prescan
- 8 Tableros de control
- 9 Reportes
- 10 Configuración de usuario
Login
Una vez que haya ingresado a la URL de Thuban, se presentará la siguiente ventana de diálogo:
Ingrese el usuario y contraseña. Existen dos métodos para ingresar a la plataforma:
- Login Unificado: Este mecanismo permite iniciar sesión con el usuario y contraseña de Windows, pero no admite el cambio de contraseña desde el Menú de Configuración de Usuario.
- Login Thuban: Es el método de inicio de sesión propio donde se proporciona un nombre de usuario y una contraseña que son específicos para Thuban. Podrá cambiar su contraseña cuando lo desee desde el Menú de Configuración de Usuario.
Tenga en cuenta que es el administrador de la plataforma quien determina el método de ingreso, no el usuario.
Seleccione el idioma (por defecto utiliza el idioma predeterminado del explorador de Internet) y presione Login para acceder al menú principal.
Si no recuerda la contraseña, presione el link que se encuentra debajo de los campos.
Thuban abre un cuadro de diálogo. Ingrese el nombre de usuario, el correo electrónico y los caracteres que se muestran en la imagen. Luego, presione Aceptar.
Thuban enviará un correo a la casilla ingresada.
Vuelva a ingresar a la aplicación con la contraseña provista por Thuban y luego modifíquela.
Menú Principal
Al ingresar al sistema, visualizará el menú principal:
La barra de navegación cuenta con dos menús que permiten acceder a los paneles de Thuban.
- Menú Documentos: dedicado a la creación y consulta de documentos.
- Menú Reportes: enfocado en el monitoreo de procesos y visualización de reportes.
Tenga en cuenta que sólo podrá acceder a las distintas funciones de Thuban si su perfil cuenta con los permisos necesarios, los cuales son determinados por el administrador.
Panel de creación de documentos
Diríjase al menú Documentos y seleccione el Panel de Creación. Elija una clase documental del combo desplegable. Recuerde que las clases habilitadas son predefinidas por el administrador de Thuban.
Una vez que haya seleccionado la clase, aparecerán los campos de la misma. Los que estén coloreados son campos obligatorios, es decir que se deben completar para finalizar con el proceso de creación.
Si marca la casilla No limpiar campos, Thuban mantiene los valores ingresados en los campos aun después de que el documento haya sido creado. Esto es especialmente útil si está creando varios documentos que pertenecen a una misma clase y que comparten información en común.
Es posible adjuntarle una imagen u otro tipo de documento. Puede utilizar archivos que se encuentren en el repositorio o escanearlos:
- Documentos desde archivo: Presione el botón Adjuntar ubicado debajo de los campos de la clase documental.
Se abrirá una ventana emergente. Presione Examinar para buscar el archivo deseado.
Thuban despliega una ventana del explorador. Seleccione el archivo y presione Abrir.
Luego haga clic en Cargar archivo para adjuntarlo al documento.
Por último, presione Crear para dar de alta el documento.
Búsqueda de Documentos
En este panel pueden buscarse los documentos creados. Diríjase al menú Documentos y seleccione el Panel de búsqueda. Seleccione la clase documental del combo de clases. Nuevamente, las clases y los campos visibles dependerán de los permisos que tenga su usuario.
Complete al menos un campo obligatorio y presione el botón Buscar para procesar los valores ingresados. En el panel de resultados que se encuentra a la derecha, Thuban desplegará los ítems que encontró. Para borrar los valores y realizar una nueva de búsqueda, presione el botón Limpiar.
Criterios de búsqueda: Todos (AND) - Algunos (OR)
Si elige el criterio de búsqueda Todos (AND), Thuban mostrará sólo los documentos que cumplan con todos los parámetros que se ingresaron en cada uno de los campos de búsqueda.
En cambio, si elige el criterio Algunos (OR), Thuban traerá todos los resultados que cumplan con al menos uno de los parámetros ingresados. En la imagen a continuación se muestra cómo funciona el segundo criterio:
Búsqueda Primaria
Por defecto, cuando selecciona una clase documental, sólo aparecen los campos índices primarios.
Los campos coloreados son obligatorios, es decir que debe completar al menos uno de ellos para que la búsqueda arroje algún resultado. Además, si ingresa un asterisco (*) en un campo obligatorio con formato “cadena de texto”, el sistema desplegará todos los documentos de la clase documental. Este tipo de búsquedas es útil cuando no se tienen muchos datos o no se está buscando un documento en particular.
Búsqueda Avanzada
Presione la casilla para visualizar los campos índices secundarios.
Con este método se logra acotar el rango de búsqueda y reducir la cantidad de resultados.
Búsqueda por operadores
Para buscar documentos es posible utilizar el operador preestablecido por el sistema (“igual a”) o activar otra opción desde el campo multivaluado que está entre el nombre del campo y su valor de búsqueda.
Los operadores, en orden de aparición arriba-abajo, son: "igual", “distinto de”, “mayor o igual”, “mayor”, “menor o igual”, “menor” y “que contenga”.
Búsqueda sobre herencia
Con este tipo de búsqueda es posible localizar un documento a partir de sus documentos asociados. Por ejemplo, se podría localizar un legajo a partir de un documento contenido en él. Para realizar este tipo de búsqueda, seleccione la clase documental “hijo” y marque el checkbox Búsqueda sobre herencia.
Thuban muestra los campos de las clases documental “padre”:
Ingrese un parámetro de búsqueda en la clase documental “padre” y presione Buscar. Thuban traerá todos los resultados que contengan los parámetros ingresados.
De la misma manera, podría buscarse un legajo a partir de una factura. En este ejemplo, Thuban muestra los legajos de quienes posean facturas en el estado "Pendiente revisión analista" y cuyo legajo esté en estado "RECIBIDO"
Herramientas de la búsqueda
La barra de herramientas se encuentra encima de los resultados de búsqueda. Tenga en cuenta que los íconos visibles dependerán de los permisos con los que cuente su usuario:
Abre el documento en el editor. | |
Exporta un único documento en formato nativo. | |
Abre el Reorganizador. | |
Envía el documento por correo. | |
Exporta los documentos a una planilla de cálculo. | |
Crea un PDF con las imágenes de los documentos seleccionados y lo exporta. | |
Exporta las imágenes en su formato original en una carpeta ZIP. | |
Elimina el documento. | |
Indexa los documentos. |
Abrir en el editor
Seleccione uno o varios documentos y presione el ícono para verlo en pantalla completa en el editor.
Thuban abrirá tantas ventanas nuevas como documentos seleccionados.
Reorganizador de documentos
Con esta herramienta es posible cambiar el orden de las páginas de un documento, cortarlas o moverlas a otro documento del mismo formato. Para utilizar esta funcionalidad, seleccione un documento del panel de resultados de la búsqueda y presione el ícono de Reorganización. Tenga en cuenta que esta función está disponible sólo para documentos en formato PDF o TIF.
El documento se abrirá en una ventana emergente:
Si desea cambiar el orden de las páginas, seleccione una fila y, sin soltar el mouse, arrástrela a la posición deseada.
En este ejemplo, se movió la página 1 a la segunda posición. Puede presionar Previsualizar para ver cómo quedaría el documento.
Presione Guardar para aplicar los cambios o Cancelar para mantener el documento original.
Para cortar las páginas de un documento, seleccione la fila y arrástrela hacia el panel de la derecha.
En este ejemplo, se cortó la página 1. Puede presionar Previsualizar para ver cómo quedaría el documento. A continuación el sistema muestra del lado izquierdo el documento final y, del derecho, las páginas cortadas.
Presione Guardar para aplicar los cambios o Cancelar para mantener el documento original.
El documento creado a partir de las páginas cortadas se abrirá automáticamente en la vista de edición. Desde allí, podrá modificar la información en los campos del documento para distinguirlo del documento original.
También es posible mover páginas de un documento a otro. Para ello, seleccione dos documentos del mismo formato, y presione el ícono de Reorganización.
El sistema despliega los dos documentos en una nueva ventana, en pantalla dividida:
Con el mouse, arrastre las páginas a la posición deseada. Al mismo tiempo puede modificar el orden de las páginas.
En este ejemplo, se movió la página 1 del documento 1 hacia el documento 2. Puede presionar Previsualizar para ver cómo quedaría el documento.
Presione Guardar para almacenar los cambios o Cancelar para mantener el documento original.
Si al mover las páginas, uno de los documentos se quedara sin hojas, el sistema informa que será eliminado. Tenga en cuenta que si guarda los cambios, la acción no podrá revertirse.
Eliminar documentos
Seleccione uno o varios documentos y presione el ícono eliminar.
Un cuadro de diálogo le pedirá confirmar la acción, puesto que su eliminación implica la remoción definitiva del documento de la base de datos.
Exportar Documentos
La exportación puede realizarse no sólo desde el Panel de búsqueda sino también desde Bandejas o desde el editor. Para ello, seleccione el o los documentos que desee exportar y presione el ícono de exportación correspondiente. Si algún archivo no estuviese disponible en el repositorio actual, Thuban desplegará un mensaje de advertencia y dicho documento no será incluido en la exportación. Los tipos de exportación son los siguientes:
- Exportación individual de documentos: exporta un único documento en su formato nativo.
- Exportación de la grilla de resultados con formato XLS: permite exportar los ítems seleccionados a una planilla de cálculo.
Puede exportar todos los resultados de la grilla o sólo los seleccionados. Presione Ok para realizar la acción.
- Exportación de múltiples documentos con formato PDF: permite generar un único PDF a partir de las imágenes adjuntas de los documentos seleccionados. Los mismos deben respetar alguno de los siguientes formatos: JPG, PNG, BMP, GIF TIF y PDF.
Puede exportar todos los resultados de la grilla o sólo los seleccionados. Presione Ok para realizar la acción.
- Exportación de múltiples documentos con formato ZIP: permite comprimir un conjunto de archivos en una carpeta ZIP y exportarlos en su formato nativo.
Puede exportar todos los resultados de la grilla o sólo los seleccionados. Presione Ok para realizar la acción.
Envío de documentos por correo electrónico
Seleccione el ícono para abrir una ventana emergente con una vista similar a la de cualquier servidor de correo electrónico.
Cuenta con herramientas de edición para la redacción del mensaje.
Separando las direcciones de e-mail con comas, puede enviar correos a varios destinatarios a la vez e incluso configurar plantillas de correo desde Thuban Admin®.
Tenga en cuenta que para enviar un e-mail, además de contar con los permisos necesarios, el documento debe poseer un archivo adjunto.
Indexación masiva de documentos
Con esta funcionalidad puede cambiar el valor de un campo en varios documentos a la vez. Seleccione los documentos y presione el ícono de indexación.
A continuación se abrirá una ventana emergente con todos los campos de la clase. Seleccione la casilla del campo que desea modificar e ingrese un valor. Presione Guardar para aplicar los cambios.
Thuban indexará los documentos. Presione Cerrar para volver al Panel de búsqueda.
Podrá ver los cambios después de realizar una nueva búsqueda.
Editor de documentos
Puede acceder al editor tanto desde el Panel de búsqueda como desde Bandejas. Una vez que haya encontrado el documento deseado, selecciónelo de la grilla de resultados y haga clic en el ícono de para abrir en el editor.
Si selecciona más de un documento se abrirán tantas ventanas como documentos hayan sido seleccionados.
Consultar Campos
Agrupación de campos
Una opción para mejorar el rendimiento de la aplicación es la agrupación de campos de acuerdo a un criterio particular. Esta función es particularmente útil cuando una clase documental posee muchos campos, ya que permite verlos de una manera más organizada.
Para desplegar los campos, haga click sobre el nombre la de agrupación:
Editar campos e imagen adjunta
Para editar un documento, bloquéelo haciendo un click sobre el ícono celeste con el candado.
De esta manera, Thuban reserva el documento e impide que otro usuario lo edite simultáneamente
Luego del bloqueo, el ícono del candado se torna color rojo y se habilitan las herramientas.
- Comparador de documentos: al presionar el ícono, Thuban muestra la sección específica del documento que debe revisar el usuario. De esta manera, el usuario accede rápidamente a la información que necesita. La sección la configura el administrador de la plataforma.
- Generar carátula: Esta funcionalidad está reservada para la gestión de la documentación física. Al presiona el ícono, Thuban genera un ID con un código de barras que identifica unívocamente al documento. Esa carátula debe imprimirse y adjuntarse a la documentación física.
- Enviar por correo: permite enviar el documento por correo electrónico, pero sólo si tiene imagen adjunta.
- Cambiar recurso asociado: permite cambiar el archivo asociado. Presione el botón Examinar para buscar el archivo en un disco local o servidor.
- Eliminar documento: permite eliminar el documento. Thuban mostrará un cartel de confirmación, ya que la eliminación del documento supone la total remoción de la base de datos.
- Notas: permite crear, modificar o eliminar notas, según los permisos del usuario. Para crear una nota, ingrese el título y la descripción y presione Guardar.
Para modificar una nota, selecciónela de la lista, realice las modificaciones y presione Guardar.
Para eliminar una nota, selecciónela y presione el botón Eliminar.
Cuando el documento tenga notas, el ícono se tornará de color rojo.
- Historia: Abre el historial de cambios realizados sobre el documento con la fecha, hora y usuario que realizó el cambio.
Consultar Vínculos dinámicos
Thuban permite vincular un documento con otros de la misma clase o de distintas clases documentales.
Thuban ordena el árbol de contenidos de forma jerárquica. Esta funcionalidad es útil cuando existe una clase que funciona como Legajo y otra como documentos propios del legajo. Por ejemplo, un legajo de un cliente puede contener toda la información personal. Entonces, podría existir una clase relacionada que se llame “Facturas” donde se irán adjuntando todas las facturas pertenecientes al cliente.
Crear documentos desde Vínculos dinámicos
En el siguiente ejemplo, hay configurado un vínculo dinámico que relaciona las clases “LEG_CLIENTE” y “FACTURAS_CLIENTE” y permite crear documentos de la segunda clase. Para crear un documento, seleccione el combo Nuevo y presione sobre la opción "Facturas del cliente".
A continuación el sistema abrirá una ventana de creación dentro del editor.
Los campos relacionados se cargan automáticamente, así que el usuario sólo deberá completar los restantes. Puede adjuntar una imagen desde archivo o escanearla y por último presionar Crear para dar de alta el documento.
Una vez creado, se podrán ver todos los documentos relacionados.
Con la barra de herramientas se pueden realizar las siguientes acciones (de izquierda a derecha):
- Abrir el documento seleccionado en pantalla completa
- Reorganiza los documentos
- Reclasificar documentos
- Enviar por correo los documentos
- Exportar a ZIP o PDF los documentos seleccionados o el legajo completo.
- Eliminar definitivamente los documentos seleccionados
Consultar Checklist
Un checklist es una lista de condiciones que debe cumplir un documento para que se considere que está completo o aprobado, según el caso.
: Se cumple la condición del ítem.
: No se cumple la condición, pero el ítem no es requerido; es decir, no es obligatorio que cumpla con esa condición.
: No se cumple la condición y el ítem es requerido.
Los checklists pueden ser automáticos o manuales. La diferencia es que los últimos permiten que el usuario marque cuando una condición particular se cumple, mientras que en los automáticos es Thuban quien determina que la condición se cumplió y cambia el estado.
Si desea, puede exportar la lista a PDF.
Firma digital
Para instalar un certificado, la ubicación del almacén tiene que ser la opción "Usuario actual", no instalar en el "Equipo local". Para poder firmar un documento, presionar el botón
Presionar "Aceptar"
Ejecutar la aplicación
El documento aparecerá firmado
Bandejas
Son conjuntos dinámicos donde se agrupan documentos bajo un criterio o estado en común. Diríjase al menú Documentos y seleccione el Panel de Bandejas.
En el sector izquierdo de la pantalla se muestra el árbol de contenidos con todas las bandejas y sub-bandejas que hayan sido asignadas para el usuario, y al lado de cada una de ellas figura la cantidad de documentos que contiene.
Seleccione una bandeja para ver los documentos que contiene. Encima de la lista de documentos encontrará una barra de herramientas con las mismas funcionalidades que la que se encuentra en el Panel de Búsqueda:
Presione sobre el nombre del documento para abrirlo en pantalla completa:
Prescan
Emisión de Carátulas
Diríjase al menú Documentos y seleccione el Panel de Prescan. Por defecto, Thuban muestra la solapa de Emisión de carátulas.
Elija la clase documental del combo e ingrese los datos requeridos con la información que obtiene del documento original. Una vez que los haya ubicado, presione el botón Crear para generar la carátula.
Thuban genera una carátula con los datos ingresados y le asigna un código de barras y un ID único que identifican al documento original.
Imprima el PDF y adjúntelo como primera hoja de la documentación a enviar. Deberá repetir la acción con cada documento.
Seguimiento
Desde esta pestaña puede consultar el estado de la documentación. Puede buscar los documentos por carátula o por proceso.
Si elige la primera opción, ingrese el número de carátula o algún otro dato y presione el botón Buscar para ver los resultados.
Puede seleccionar el ítem para ver el detalle de la carátula en la parte inferior de la pantalla.
Tableros de control
Los tableros agrupan monitores y sus respectivas alertas con la intención de comparar diferentes datos o valores. Diríjase al menú Reportes y seleccione el Panel de Monitores.
Monitores
Los monitores se utilizan para hacer un seguimiento de ciertos parámetros del sistema o de la solución. Para verlos, diríjase al menú Reportes y seleccione el Panel de Monitores. Pueden estar representados en forma de gráfico o de lista:
- Lista: permite mostrar una lista de variables con valores no numéricos.
- Gráficos: comparan variables numéricas mediante un gráfico. El monitor gráfico admite cinco formas de representación que se pueden seleccionar del menú ubicado encima del gráfico.
También puede modificar la disposición de los monitores arrastrándolo con el mouse:
Drill Down
Está opción está disponible sólo para los monitores de tipo SQL, ya sean gráficos o de lista. Al seleccionar un sector del gráfico o una fila del monitor, Thuban muestra los valores que representa ese monitor.
Además es posible exportar los resultados a una planilla XLS.
Alertas
Se utilizan para notificar cambios de estado en los monitores o el cumplimiento de alguna condición especial. Para verlas, diríjase al menú Reportes y seleccione el Panel de monitores. Allí estarán visibles todos los monitores con sus alertas correspondientes.
Existen dos tipos de alertas:
- Alerta por correo: envía un correo a un destinatario preconfigurado. No tiene incidencia visual para el resto de los usuarios.
- Alerta Visual: un ícono de color rojo señala el cumplimiento de la condición. La alerta será visible hasta que la condición deje de cumplirse o sea deshabilitada.
Por ejemplo, si tiene un monitor para contar la cantidad de documentos por bandeja de una clase determinada, se podría configurar una alerta que informe cuando se superen los 25 documentos. Si la condición se cumple, aparecerá un mensaje debajo del monitor al que esté asociada la alerta.
Para ver el detalle, diríjase a la solapa Alertas haciendo clic en el “+”.
Primero se muestra el monitor asociado y debajo, la condición hasta que determina su estado anormal.
Histórico
Se puede acceder a la información histórica de la variable haciendo clic en la pestaña Histórico. Seleccione una variable del combo y presione el botón Historial.
Thuban muestra la evolución del valor de la variable e incluye todos los registros que no hayan sido depurados por la aplicación.
Si el monitor está representado por un gráfico, el historial se verá en modo gráfico también. En cambio, si el monitor está representado por una lista, la historia también lo será.
Reportes
El reporte es un documento que muestra información detallada y estructurada, y que agrupa los resultados que obtiene de la base de datos en torno a un interés específico. Se generan dinámicamente, es decir que cada vez que se invocan, el reporte muestra los datos más recientes disponibles. Para generarlos, diríjase al menú Reportes y seleccione el Panel de Reportes. Podrá visualizar dos tipos de reportes:
- JASPER: se confeccionan con la herramienta iReport y pueden visualizarse en XLS, HTML o PDF.
- XLS: se confeccionan con cualquier aplicación de hoja de cálculo y pueden visualizarse en XLS o TXT.
Elija el reporte y el tipo de visualización del menú desplegable.
Presione el botón Mostrar para descargar el reporte.
Configuración de usuario
Para modificar la configuración de su usuario, ingrese a Thuban y presione el botón de Configuración que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla.
A continuación se desplegarán dos solapas:
- Usuario: permite editar la información personal, adjuntar una imagen de perfil y cambiar la contraseña, siempre que ingrese con el usuario de Thuban y no con el de dominio.
- General: permite establecer una serie de preferencias para personalizar la experiencia de trabajo dentro del PowerDesk.
-> Ocultar tips al inciar sesión: permite ocultar los consejos que muestra Thuban cuando inicia sesión.
-> Establecer pantalla de inicio: en lugar del menú inicial, puede seleccionar uno de los paneles de Thuban como pantalla de inicio.
-> Abrir automáticamente los documentos creados que contengan vínculos dinámicos: al seleccionar esta opción, cuando cree un documento de una clase que tenga vínculos dinámicos, el documento recién creado se abrirá en pantalla completa en la ventana del editor.
-> Abrir un único resultado en vista de edición: cuando la búsqueda de documentos arroje un solo resultado, el mismo se abrirá automáticamente en pantalla completa en la ventana del editor.
-> Acciones sobre la grilla de resultados: podrá seleccionar una sola de las siguientes opciones.
o Habilitar edición en panel de búsqueda: abre el documento en el editor, pero en la misma ventana. Habilita el botón Volver para regresar a los resultados de búsqueda.
o Mostrar siempre la vista previa del documento: muestra una vista previa de la imagen del documento debajo de la grilla de resultados.
o Abrir automáticamente los ítems que tengan vínculos dinámicos: se abrirán en pantalla completa en la ventana del editor los documentos que tengan vínculos dinámicos asociados.
o Abrir automáticamente los ítems sin imagen: se abrirán en pantalla completa en la ventana del editor los documentos que no tengan imagen asociada.
o Desactivar vista previa: Thuban no mostrará la vista previa de ningún documento.
-> Mostrar la cantidad de documentos por bandeja: muestra la cantidad de documentos que hay en una bandeja de trabajo.
-> Tipo de vista: seleccione el tipo de vista que utilizará el editor.
o Pestañas: Thuban distribuye la información en tres pestañas.
o Dividida: Thuban agrupa los campos y vínculos dinámicos en la pestaña General.
-> Visualizar notas e historia en forma de diálogo emergente: al seleccionar esta opción las notas y el historial de cambios se abren al presionar los íconos correspondientes.
De lo contrario, estarían siempre visibles.
-> Utilizar el modo de compatibilidad de Internet Explorer para abrir documentos: al utilizar esta opción, se evitan errores en Thuban cuando se quiera abrir la aplicación desde ese navegador.