Diferencia entre revisiones de «Thuban PowerDesk 7.5»

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Revisión de 06:22 14 feb 2019


Login

Una vez que haya ingresado a la URL de Thuban, se presentará la siguiente ventana de diálogo:

Login


Ingrese el usuario y contraseña. Existen dos métodos para ingresar a la plataforma:


  • Login Unificado: Este mecanismo permite iniciar sesión con el usuario y contraseña de Windows, pero no admite el cambio de contraseña desde el Menú de Configuración de Usuario.
  • Login Thuban: Es el método de inicio de sesión propio donde se proporciona un nombre de usuario y una contraseña que son específicos para Thuban. Podrá cambiar su contraseña cuando lo desee desde el Menú de Configuración de Usuario.

Tenga en cuenta que es el administrador de la plataforma quien determina el método de ingreso, no el usuario.

Seleccione el idioma (por defecto utiliza el idioma predeterminado del explorador de Internet) y presione Login para acceder al menú principal.

Si no recuerda la contraseña, presione el link que se encuentra debajo de los campos.

Powerdesk2031.png


Thuban abre un cuadro de diálogo. Ingrese el nombre de usuario, el correo electrónico y los caracteres que se muestran en la imagen. Luego, presione Aceptar.

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Thuban enviará un correo a la casilla ingresada.

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Vuelva a ingresar a la aplicación con la contraseña provista por Thuban y luego modifíquela.

Menú Principal

Al ingresar al sistema, visualizará el menú principal:

Pantalla Inicial

La barra de navegación cuenta con dos menús que permiten acceder a los paneles de Thuban.

  • Menú Documentos: dedicado a la creación y consulta de documentos.

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  • Menú Reportes: enfocado en el monitoreo de procesos y visualización de reportes.

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Tenga en cuenta que sólo podrá acceder a las distintas funciones de Thuban si su perfil cuenta con los permisos necesarios, los cuales son determinados por el administrador.

Panel de creación de documentos

Diríjase al menú Documentos y seleccione el Panel de Creación. Elija una clase documental del combo desplegable. Recuerde que las clases habilitadas son predefinidas por el administrador de Thuban.

Panel de Alta de documentos


Una vez que haya seleccionado la clase, aparecerán los campos de la misma. Los que estén coloreados son campos obligatorios, es decir que se deben completar para finalizar con el proceso de creación.

Alta de documentos


Si marca la casilla No limpiar campos, Thuban mantiene los valores ingresados en los campos aun después de que el documento haya sido creado. Esto es especialmente útil si está creando varios documentos que pertenecen a una misma clase y que comparten información en común.

Es posible adjuntarle una imagen u otro tipo de documento. Puede utilizar archivos que se encuentren en el repositorio o escanearlos:

  • Documentos desde archivo: Presione el botón Adjuntar ubicado debajo de los campos de la clase documental.
Powerdesk2038.png


Se abrirá una ventana emergente. Presione Examinar para buscar el archivo deseado.

Powerdesk2039.png


Thuban despliega una ventana del explorador. Seleccione el archivo y presione Abrir.

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Luego haga clic en Cargar archivo para adjuntarlo al documento.

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Por último, presione Crear para dar de alta el documento.

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Búsqueda de Documentos

En este panel pueden buscarse los documentos creados. Diríjase al menú Documentos y seleccione el Panel de búsqueda. Seleccione la clase documental del combo de clases. Nuevamente, las clases y los campos visibles dependerán de los permisos que tenga su usuario.

Powerdesk2043.png

Complete al menos un campo obligatorio y presione el botón Buscar para procesar los valores ingresados. En el panel de resultados que se encuentra a la derecha, Thuban desplegará los ítems que encontró. Para borrar los valores y realizar una nueva de búsqueda, presione el botón Limpiar.

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Criterios de búsqueda: Todos (AND) - Algunos (OR)

Si elige el criterio de búsqueda Todos (AND), Thuban mostrará sólo los documentos que cumplan con todos los parámetros que se ingresaron en cada uno de los campos de búsqueda.

En cambio, si elige el criterio Algunos (OR), Thuban traerá todos los resultados que cumplan con al menos uno de los parámetros ingresados. En la imagen a continuación se muestra cómo funciona el segundo criterio:

Criterio de búsqueda Algunos (OR)


Búsqueda Primaria

Por defecto, cuando selecciona una clase documental, sólo aparecen los campos índices primarios.

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Los campos coloreados son obligatorios, es decir que debe completar al menos uno de ellos para que la búsqueda arroje algún resultado. Además, si ingresa un asterisco (*) en un campo obligatorio con formato “cadena de texto”, el sistema desplegará todos los documentos de la clase documental. Este tipo de búsquedas es útil cuando no se tienen muchos datos o no se está buscando un documento en particular.

Búsqueda Avanzada

Presione la casilla para visualizar los campos índices secundarios.

Powerdesk2047.png


Con este método se logra acotar el rango de búsqueda y reducir la cantidad de resultados.

Búsqueda por operadores

Para buscar documentos es posible utilizar el operador preestablecido por el sistema (“igual a”) o activar otra opción desde el campo multivaluado que está entre el nombre del campo y su valor de búsqueda.

Combo de operadores


Los operadores, en orden de aparición arriba-abajo, son: "igual", “distinto de”, “mayor o igual”, “mayor”, “menor o igual”, “menor” y “que contenga”.


Búsqueda sobre herencia

Con este tipo de búsqueda es posible localizar un documento a partir de sus documentos asociados. Por ejemplo, se podría localizar un legajo a partir de un documento contenido en él. Para realizar este tipo de búsqueda, seleccione la clase documental “hijo” y marque el checkbox Búsqueda sobre herencia.

Powerdesk2049.png


Thuban muestra los campos de las clases documental “padre”:

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Ingrese un parámetro de búsqueda en la clase documental “padre” y presione Buscar. Thuban traerá todos los resultados que contengan los parámetros ingresados.

Powerdesk2051.png


De la misma manera, podría buscarse un legajo a partir de una factura. En este ejemplo, Thuban muestra los legajos de quienes posean facturas en el estado "Pendiente revisión analista" y cuyo legajo esté en estado "RECIBIDO"

Powerdesk2052.png

Herramientas de la búsqueda

La barra de herramientas se encuentra encima de los resultados de búsqueda. Tenga en cuenta que los íconos visibles dependerán de los permisos con los que cuente su usuario:

Powerdesk2053.png
Abre el documento en el editor.
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Exporta un único documento en formato nativo.
Powerdesk2055.png
Abre el Reorganizador.
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Envía el documento por correo.
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Exporta los documentos a una planilla de cálculo.
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Crea un PDF con las imágenes de los documentos seleccionados y lo exporta.
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Exporta las imágenes en su formato original en una carpeta ZIP.
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Elimina el documento.
Powerdesk2061.png
Indexa los documentos.


Abrir en el editor

Seleccione uno o varios documentos y presione el ícono para verlo en pantalla completa en el editor.

Powerdesk2062.png


Thuban abrirá tantas ventanas nuevas como documentos seleccionados.

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Reorganizador de documentos

Con esta herramienta es posible cambiar el orden de las páginas de un documento, cortarlas o moverlas a otro documento del mismo formato. Para utilizar esta funcionalidad, seleccione un documento del panel de resultados de la búsqueda y presione el ícono de Reorganización. Tenga en cuenta que esta función está disponible sólo para documentos en formato PDF o TIF.

Powerdesk2064.png


El documento se abrirá en una ventana emergente:

Powerdesk2065.png


Si desea cambiar el orden de las páginas, seleccione una fila y, sin soltar el mouse, arrástrela a la posición deseada.

Powerdesk2066.png


En este ejemplo, se movió la página 1 a la segunda posición. Puede presionar Previsualizar para ver cómo quedaría el documento.

Powerdesk2067.png


Presione Guardar para aplicar los cambios o Cancelar para mantener el documento original.


Para cortar las páginas de un documento, seleccione la fila y arrástrela hacia el panel de la derecha.

Powerdesk2075.png


En este ejemplo, se cortó la página 1. Puede presionar Previsualizar para ver cómo quedaría el documento. A continuación el sistema muestra del lado izquierdo el documento final y, del derecho, las páginas cortadas.

Powerdesk2068.png


Presione Guardar para aplicar los cambios o Cancelar para mantener el documento original. El documento creado a partir de las páginas cortadas se abrirá automáticamente en la vista de edición. Desde allí, podrá modificar la información en los campos del documento para distinguirlo del documento original.

Powerdesk2069.png


También es posible mover páginas de un documento a otro. Para ello, seleccione dos documentos del mismo formato, y presione el ícono de Reorganización.

Powerdesk2070.png


El sistema despliega los dos documentos en una nueva ventana, en pantalla dividida:

Powerdesk2071.png


Con el mouse, arrastre las páginas a la posición deseada. Al mismo tiempo puede modificar el orden de las páginas. En este ejemplo, se movió la página 1 del documento 1 hacia el documento 2. Puede presionar Previsualizar para ver cómo quedaría el documento.

Powerdesk2072.b.png


Presione Guardar para almacenar los cambios o Cancelar para mantener el documento original. Si al mover las páginas, uno de los documentos se quedara sin hojas, el sistema informa que será eliminado. Tenga en cuenta que si guarda los cambios, la acción no podrá revertirse.

Powerdesk2073.png

Eliminar documentos

Seleccione uno o varios documentos y presione el ícono eliminar.

Powerdesk2074.png


Un cuadro de diálogo le pedirá confirmar la acción, puesto que su eliminación implica la remoción definitiva del documento de la base de datos.

Exportar Documentos

La exportación puede realizarse no sólo desde el Panel de búsqueda sino también desde Bandejas o desde el editor. Para ello, seleccione el o los documentos que desee exportar y presione el ícono de exportación correspondiente. Si algún archivo no estuviese disponible en el repositorio actual, Thuban desplegará un mensaje de advertencia y dicho documento no será incluido en la exportación. Los tipos de exportación son los siguientes:

  • Exportación individual de documentos: exporta un único documento en su formato nativo.

Powerdesk2076.png

  • Exportación de la grilla de resultados con formato XLS: permite exportar los ítems seleccionados a una planilla de cálculo.

Powerdesk2077.png

Powerdesk2078.png

Puede exportar todos los resultados de la grilla o sólo los seleccionados. Presione Ok para realizar la acción.

  • Exportación de múltiples documentos con formato PDF: permite generar un único PDF a partir de las imágenes adjuntas de los documentos seleccionados. Los mismos deben respetar alguno de los siguientes formatos: JPG, PNG, BMP, GIF TIF y PDF.

Powerdesk2079.png

Powerdesk2080.png

Puede exportar todos los resultados de la grilla o sólo los seleccionados. Presione Ok para realizar la acción.

  • Exportación de múltiples documentos con formato ZIP: permite comprimir un conjunto de archivos en una carpeta ZIP y exportarlos en su formato nativo.

Powerdesk2081.png

Powerdesk2082.png

Puede exportar todos los resultados de la grilla o sólo los seleccionados. Presione Ok para realizar la acción.

Envío de documentos por correo electrónico

Seleccione el ícono para abrir una ventana emergente con una vista similar a la de cualquier servidor de correo electrónico.

Powerdesk2083.png


Cuenta con herramientas de edición para la redacción del mensaje.

Envío de correos electrónicos


Separando las direcciones de e-mail con comas, puede enviar correos a varios destinatarios a la vez e incluso configurar plantillas de correo desde Thuban Admin®.

Tenga en cuenta que para enviar un e-mail, además de contar con los permisos necesarios, el documento debe poseer un archivo adjunto.


Indexación masiva de documentos

Con esta funcionalidad puede cambiar el valor de un campo en varios documentos a la vez. Seleccione los documentos y presione el ícono de indexación.

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A continuación se abrirá una ventana emergente con todos los campos de la clase. Seleccione la casilla del campo que desea modificar e ingrese un valor. Presione Guardar para aplicar los cambios.

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Thuban indexará los documentos. Presione Cerrar para volver al Panel de búsqueda.

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Podrá ver los cambios después de realizar una nueva búsqueda.

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Editor de documentos

Puede acceder al editor tanto desde el Panel de búsqueda como desde Bandejas. Una vez que haya encontrado el documento deseado, selecciónelo de la grilla de resultados y haga clic en el ícono de para abrir en el editor.

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Si selecciona más de un documento se abrirán tantas ventanas como documentos hayan sido seleccionados.

Consultar Campos

Agrupación de campos

Una opción para mejorar el rendimiento de la aplicación es la agrupación de campos de acuerdo a un criterio particular. Esta función es particularmente útil cuando una clase documental posee muchos campos, ya que permite verlos de una manera más organizada.

Campos colapsados


Para desplegar los campos, haga click sobre el nombre la de agrupación:

Campos desplegados

Editar campos e imagen adjunta

Para editar un documento, bloquéelo haciendo un click sobre el ícono celeste con el candado.

Powerdesk2092.png


De esta manera, Thuban reserva el documento e impide que otro usuario lo edite simultáneamente

Edición de documentos


Luego del bloqueo, el ícono del candado se torna color rojo y se habilitan las herramientas.

  • Powerdesk2094.png Comparador de documentos: al presionar el ícono, Thuban muestra la sección específica del documento que debe revisar el usuario. De esta manera, el usuario accede rápidamente a la información que necesita. La sección la configura el administrador de la plataforma.
Thubanadmin576.png
  • Powerdesk2054.png Exportar en formato nativo: Thuban exporta el archivo adjunto en el formato original.
Powerdesk2095.png
  • Powerdesk2096.png Generar carátula: Esta funcionalidad está reservada para la gestión de la documentación física. Al presiona el ícono, Thuban genera un ID con un código de barras que identifica unívocamente al documento. Esa carátula debe imprimirse y adjuntarse a la documentación física.
Powerdesk2097.png
  • Powerdesk2098.png Nueva pestaña: Abre el documento en una nueva pestaña.
Powerdesk2099.png
  • Powerdesk2056.png Enviar por correo: permite enviar el documento por correo electrónico, pero sólo si tiene imagen adjunta.
Powerdesk2100.png
  • Powerdesk2101.png Cambiar recurso asociado: permite cambiar el archivo asociado. Presione el botón Examinar para buscar el archivo en un disco local o servidor.
Powerdesk2102.png
  • Powerdesk2103.png Reclasificar documento: permite cambiar la clase a la que pertenece un documento.
Powerdesk2104.png
  • Powerdesk2060.png Eliminar documento: permite eliminar el documento. Thuban mostrará un cartel de confirmación, ya que la eliminación del documento supone la total remoción de la base de datos.
Powerdesk2105.png
  • Powerdesk2106.png Notas: permite crear, modificar o eliminar notas, según los permisos del usuario. Para crear una nota, ingrese el título y la descripción y presione Guardar.
Powerdesk2107.png


Para modificar una nota, selecciónela de la lista, realice las modificaciones y presione Guardar.

Powerdesk2108.png


Para eliminar una nota, selecciónela y presione el botón Eliminar.

Powerdesk2109.png


Cuando el documento tenga notas, el ícono se tornará de color rojo.

Powerdesk2110.png


  • Powerdesk2111.png Historia: Abre el historial de cambios realizados sobre el documento con la fecha, hora y usuario que realizó el cambio.
Powerdesk2112.png
  • Powerdesk2113.png Guardar: El ícono se muestra en color rojo cuando hay cambios pendientes de guardar.
Powerdesk2114.png

Consultar Vínculos dinámicos

Thuban permite vincular un documento con otros de la misma clase o de distintas clases documentales.

Vínculos dinámicos

Thuban ordena el árbol de contenidos de forma jerárquica. Esta funcionalidad es útil cuando existe una clase que funciona como Legajo y otra como documentos propios del legajo. Por ejemplo, el sector de Recursos Humanos podría tener un legajo por empleado que contenga toda la información personal. Entonces, podría existir una clase relacionada que se llame “licencias” donde se irán adjuntando todas las licencias que se tome el empleado.


Crear documentos desde Vínculos dinámicos

En el siguiente ejemplo, hay configurado un vínculo dinámico que relaciona las clases “6cero4” y “6cero4 bis” y permite crear documentos de la segunda clase. Para crear un documento, seleccione el combo Nuevo y presione sobre la opción 6cero4 bis.

Powerdesk2116.png


A continuación el sistema abrirá una ventana de creación dentro del editor.

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Los campos relacionados se cargan automáticamente, así que el usuario sólo deberá completar los restantes. Puede adjuntar una imagen desde archivo o escanearla y por último presionar Crear para dar de alta el documento.

Una vez creado, se podrán ver todos los documentos relacionados.

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Con la barra de herramientas se pueden realizar las siguientes acciones (de izquierda a derecha):

Powerdesk2119.png


- Abrir el documento seleccionado en pantalla completa

- Refrescar la lista de documentos

- Reclasificar documentos

- Exportar a ZIP o PDF los documentos seleccionados o el legajo completo.

- Eliminar definitivamente los documentos seleccionados

Consultar Checklist

Un checklist es una lista de condiciones que debe cumplir un documento para que se considere que está completo o aprobado, según el caso.

Check icon2.png: Se cumple la condición del ítem.

Check icon3.png: No se cumple la condición, pero el ítem no es requerido; es decir, no es obligatorio que cumpla con esa condición.

Check icon.png: No se cumple la condición y el ítem es requerido.


Powerdesk525b.png


Los checklists pueden ser automáticos o manuales. La diferencia es que los últimos permiten que el usuario marque cuando una condición particular se cumple, mientras que en los automáticos es Thuban quien determina que la condición se cumplió y cambia el estado.

Si desea, puede exportar la lista a PDF.

Exportar checklists

Bandejas

Son conjuntos dinámicos donde se agrupan documentos bajo un criterio o estado en común. Diríjase al menú Documentos y seleccione el Panel de Bandejas.

Panel de Bandejas

En el sector izquierdo de la pantalla se muestra el árbol de contenidos con todas las bandejas y sub-bandejas que hayan sido asignadas para el usuario, y al lado de cada una de ellas figura la cantidad de documentos que contiene.

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Seleccione una bandeja para ver los documentos que contiene. Encima de la lista de documentos encontrará una barra de herramientas con las mismas funcionalidades que la que se encuentra en el Panel de Búsqueda:

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Presione sobre el nombre del documento para abrirlo en pantalla completa:

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Prescan

Emisión de Carátulas

Diríjase al menú Documentos y seleccione el Panel de Prescan. Por defecto, Thuban muestra la solapa de Emisión de carátulas.

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Elija la clase documental del combo e ingrese los datos requeridos con la información que obtiene del documento original. Una vez que los haya ubicado, presione el botón Crear para generar la carátula.

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Thuban genera una carátula con los datos ingresados y le asigna un código de barras y un ID único que identifican al documento original.

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Imprima el PDF y adjúntelo como primera hoja de la documentación a enviar. Deberá repetir la acción con cada documento.


Seguimiento

Desde esta pestaña puede consultar el estado de la documentación. Puede buscar los documentos por carátula o por proceso.

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Si elige la primera opción, ingrese el número de carátula o algún otro dato y presione el botón Buscar para ver los resultados.

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Puede seleccionar el ítem para ver el detalle de la carátula en la parte inferior de la pantalla.

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Tableros de control

Los tableros agrupan monitores y sus respectivas alertas con la intención de comparar diferentes datos o valores. Diríjase al menú Reportes y seleccione el Panel de Monitores.

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Monitores

Los monitores se utilizan para hacer un seguimiento de ciertos parámetros del sistema o de la solución. Para verlos, diríjase al menú Reportes y seleccione el Panel de Monitores. Pueden estar representados en forma de gráfico o de lista:

  • Lista: permite mostrar una lista de variables con valores no numéricos.
  • Gráficos: comparan variables numéricas mediante un gráfico. El monitor gráfico admite cinco formas de representación que se pueden seleccionar del menú ubicado encima del gráfico.
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También puede modificar la disposición de los monitores arrastrándolo con el mouse:

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Drill Down

Está opción está disponible sólo para los monitores de tipo SQL, ya sean gráficos o de lista. Al seleccionar un sector del gráfico o una fila del monitor, Thuban muestra los valores que representa ese monitor.

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Además es posible exportar los resultados a una planilla XLS.

Alertas

Se utilizan para notificar cambios de estado en los monitores o el cumplimiento de alguna condición especial. Para verlas, diríjase al menú Reportes y seleccione el Panel de monitores. Allí estarán visibles todos los monitores con sus alertas correspondientes.

Existen dos tipos de alertas:

  • Alerta por correo: envía un correo a un destinatario preconfigurado. No tiene incidencia visual para el resto de los usuarios.
  • Alerta Visual: un ícono de color rojo señala el cumplimiento de la condición. La alerta será visible hasta que la condición deje de cumplirse o sea deshabilitada.

Por ejemplo, si tiene un monitor para contar la cantidad de documentos por bandeja de una clase determinada, se podría configurar una alerta que informe cuando se superen los 25 documentos. Si la condición se cumple, aparecerá un mensaje debajo del monitor al que esté asociada la alerta.

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Para ver el detalle, diríjase a la solapa Alertas haciendo clic en el “+”.

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Primero se muestra el monitor asociado y debajo, la condición hasta que determina su estado anormal.

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Histórico

Se puede acceder a la información histórica de la variable haciendo clic en la pestaña Histórico. Seleccione una variable del combo y presione el botón Historial.

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Thuban muestra la evolución del valor de la variable e incluye todos los registros que no hayan sido depurados por la aplicación.

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Si el monitor está representado por un gráfico, el historial se verá en modo gráfico también. En cambio, si el monitor está representado por una lista, la historia también lo será.

Reportes

El reporte es un documento que muestra información detallada y estructurada, y que agrupa los resultados que obtiene de la base de datos en torno a un interés específico. Se generan dinámicamente, es decir que cada vez que se invocan, el reporte muestra los datos más recientes disponibles. Para generarlos, diríjase al menú Reportes y seleccione el Panel de Reportes. Podrá visualizar dos tipos de reportes:

  • JASPER: se confeccionan con la herramienta iReport y pueden visualizarse en XLS, HTML o PDF.
  • XLS: se confeccionan con cualquier aplicación de hoja de cálculo y pueden visualizarse en XLS o TXT.


Elija el reporte y el tipo de visualización del menú desplegable.

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Presione el botón Mostrar para descargar el reporte.

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Configuración de usuario

Para modificar la configuración de su usuario, ingrese a Thuban y presione el botón de Configuración que se encuentra en la esquina superior derecha de la pantalla.

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A continuación se desplegarán dos solapas:

  • Usuario: permite editar la información personal, adjuntar una imagen de perfil y cambiar la contraseña, siempre que ingrese con el usuario de Thuban y no con el de dominio.
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  • General: permite establecer una serie de preferencias para personalizar la experiencia de trabajo dentro del PowerDesk.
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-> Ocultar tips al inciar sesión: permite ocultar los consejos que muestra Thuban cuando inicia sesión.

-> Establecer pantalla de inicio: en lugar del menú inicial, puede seleccionar uno de los paneles de Thuban como pantalla de inicio.

-> Abrir automáticamente los documentos creados que contengan vínculos dinámicos: al seleccionar esta opción, cuando cree un documento de una clase que tenga vínculos dinámicos, el documento recién creado se abrirá en pantalla completa en la ventana del editor.

-> Abrir un único resultado en vista de edición: cuando la búsqueda de documentos arroje un solo resultado, el mismo se abrirá automáticamente en pantalla completa en la ventana del editor.

-> Acciones sobre la grilla de resultados: podrá seleccionar una sola de las siguientes opciones.

o Habilitar edición en panel de búsqueda: abre el documento en el editor, pero en la misma ventana. Habilita el botón Volver para regresar a los resultados de búsqueda.

o Mostrar siempre la vista previa del documento: muestra una vista previa de la imagen del documento debajo de la grilla de resultados.

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o Abrir automáticamente los ítems que tengan vínculos dinámicos: se abrirán en pantalla completa en la ventana del editor los documentos que tengan vínculos dinámicos asociados.

o Abrir automáticamente los ítems sin imagen: se abrirán en pantalla completa en la ventana del editor los documentos que no tengan imagen asociada.

o Desactivar vista previa: Thuban no mostrará la vista previa de ningún documento.

-> Mostrar la cantidad de documentos por bandeja: muestra la cantidad de documentos que hay en una bandeja de trabajo.

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-> Tipo de vista: seleccione el tipo de vista que utilizará el editor.

o Pestañas: Thuban distribuye la información en tres pestañas.


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o Dividida: Thuban agrupa los campos y vínculos dinámicos en la pestaña General.


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-> Visualizar notas e historia en forma de diálogo emergente: al seleccionar esta opción las notas y el historial de cambios se abren al presionar los íconos correspondientes.


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De lo contrario, estarían siempre visibles.

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-> Utilizar el modo de compatibilidad de Internet Explorer para abrir documentos: al utilizar esta opción, se evitan errores en Thuban cuando se quiera abrir la aplicación desde ese navegador.