Diferencia entre revisiones de «Thuban Versión 7.5»

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Revisión de 07:43 10 ene 2019

El objetivo de esta página es organizar la información para que el usuario administrador pueda encontrar el contenido buscado de forma sencilla.


Ingreso al sistema

Abra un navegador de Internet e ingrese la URL de Thuban que debería ser similar a la siguiente:

http://servidor:puerto/thuban-web


Luego, se presentará la siguiente ventana de diálogo:

Login

Solo podrá acceder a Thuban si cuenta con una licencia de producto válida como se muestra en la imagen. Si no activó la licencia, véase Configuración de licencias de producto. Ingrese el usuario y contraseña y presione el botón de Login. Existen dos métodos para ingresar a la plataforma, pero el administrador será quien elija con cuál de ellos dos podrá ingresar el usuario a Thuban:

  • Login Unificado: Este mecanismo permite iniciar sesión con el usuario y contraseña de Windows, pero no admite el cambio de contraseña desde el Menú de Configuración de Usuario.


  • Login Thuban: Es el método de inicio de sesión propio de Thuban donde se proporciona un nombre de usuario y una contraseña que son específicos para ingresar a la plataforma. Podrá cambiar su contraseña cuando lo desee desde el Menú de Configuración de Usuario.


Seleccione el idioma (por defecto utiliza el idioma predeterminado del explorador de Internet) y presione Login para acceder al menú principal.


Menú Principal

Al ingresar al sistema, visualizará el menú principal:

Login

La barra de navegación cuenta con cuatro menús que permiten acceder a los módulos y paneles del sistema. Los menús Documentos y Reportes corresponden al módulo PowerDesk, es decir a la interfaz visible con la que trabajan todos los usuarios de Thuban. Desde el menú Admin podrá configurar todos los elementos del PowerDesk. Por último, desde el Server, podrán configurarse diversos procesos automáticos.

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Panel de usuarios

En este panel puede crear y configurar usuarios de Thuban.

Panel de usuarios


Para crear un usuario presione el botón Nuevo ubicado en la parte inferior de la pantalla. A continuación se habilitarán cuatro solapas:

  • Detalle: En esta solapa ingrese la información personal del usuario. Posteriormente, si lo desea, podrá modificar cualquier dato excepto el Usuario propiamente dicho.
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Puede elegir un sector al que pertenece el usuario, pero para agregar un sector nuevo deberá contar con el permiso “ABM de Sectores de Usuarios” de la pestaña Administración del Panel de permisos.

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Si tiene el permiso, simplemente ingrese un nombre en el campo Sector y presione Guardar.

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De esa manera se guardará el sector y se almacenarán los cambios en el usuario. Si luego desea eliminar el sector, presione sobre el campo con el botón derecho del mouse y elija la opción Eliminar.

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Desde esta pestaña también es posible deshabilitar un usuario existente sin necesidad de borrarlo de la plataforma de forma permanente. Para ello, marque el checkbox Deshabilitado y, una vez que se guarden los cambios, el usuario no podrá a ingresar a Thuban hasta que sea habilitado nuevamente.


  • Acceso: Desde solapa se determina el tipo de acceso a Thuban. Existen dos posibilidades:

Acceso sesión unificada de Windows: permite ingresar al sistema a través de autenticación con Dominio NT. Deberá ingresar el Dominio al cual autenticarse.

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Acceso con usuario Thuban: Cuando cree un usuario, deberá proveerle una contraseña y puede forzarlo a cambiarla la próxima vez que ingrese al sistema. De todos modos, el administrador podrá modificar la contraseña posteriormente sin necesidad de conocerla.

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Por defecto, Thuban almacena las últimas doce contraseñas para impedir que el usuario las vuelva a utilizar y así aumentar el nivel de seguridad de acceso de la aplicación. Desde esta solapa también puede establecer una fecha de expiración de la cuenta y contraseña.

  • Grupos: Seleccione el checkbox al lado del nombre del grupo y utilice las flechas de pasaje para asignar o desasignar el usuario al grupo.
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De esa manera, el usuario contará con todos los permisos que tenga el grupo. Para desasignar el usuario del grupo, realice el proceso contrario, seleccione al grupo del panel de la derecha y utilice la flecha de pasaje hacia el lado opuesto.

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  • Perfiles: Desde solapa se determina el tipo de acceso a Thuban. Existen dos posibilidades:

En el recuadro de la izquierda se muestran todos los grupos de la plataforma y en el de la derecha, los grupos a los que ya pertenece el usuario.

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Presione Guardar para dar de alta el usuario.

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Grupos, Perfiles y Roles

Hay tres niveles de definición de tipos de usuario. El nivel más básico es el de grupos. Todos los permisos se asignan a grupos de usuarios y nunca a usuarios particulares ni a perfiles o roles. Por ejemplo, en una solución de Recursos Humanos podrían existir los grupos “Liquidación de sueldos”, “Comunicación interna”, “Reclutamiento de personal” y “Alta de empleados” en los que los usuarios de cada grupo tendrían acceso a las clases documentales correspondientes a sus tareas.

Asimismo, pueden crearse perfiles, los cuales se definen como conjuntos de grupos. Siguiendo con el ejemplo, podría existir un perfil “RRHH - Ingresos” que incluya los grupos “Reclutamiento de personal” y “Alta de empleados”, entonces los usuarios con ese perfil contarían con los permisos de ambos grupos. Si bien podría agregarse el usuario a esos dos grupos, las ventajas de la creación de perfiles se perciben en entornos más grandes que cuentan con muchos grupos, ya que en lugar de asignarle grupos a un usuario y correr el riesgo de olvidarse de agregar alguno, se le asigna un perfil al usuario.

Por otra parte, la creación de roles permite identificar rangos jerárquicos dentro de un mismo grupo, por ejemplo, “Analista” y “Supervisor”. En ese caso, todos los usuarios tendrían los mismos permisos de grupo, pero puede servir para establecer prioridades dentro de un circuito de trabajo.

Panel de Grupos

En este panel se pueden crear y configurar grupos de usuario, así también como asignar o desasignar usuarios a grupos existentes.

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Para crear un grupo, presione el botón Nuevo ubicado en la parte inferior de la pantalla. Aparecerán tres solapas: en Detalle, ingrese un nombre y una descripción y presione Guardar para crear el grupo.

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En la solapa Usuarios, elija entre los usuarios del recuadro de la izquierda aquellos que formarán parte del grupo.

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Utilice las flechas de pasaje para asignarlos al grupo.

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Para remover usuarios del grupo, realice el proceso contrario. Seleccione los usuarios del panel de la derecha y presione la flecha de pasaje.

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De la misma manera, en la solapa Perfiles, determine si el grupo integrará algún perfil.

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Por último, presione Guardar para aplicar todos los cambios realizados en el grupo.

Panel de Perfiles

Un perfil podría definirse como un conjunto de grupos. Esta funcionalidad está pensada para entornos grandes donde haya que asignar varios grupos a un usuario porque facilita las tareas de alta y baja de usuarios. En soluciones más reducidas, podría resolverse simplemente con la asignación de grupos.

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Para crear un perfil, presione el botón Nuevo que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Thuban despliega tres solapas. En Detalles, ingrese el nombre y la descripción del perfil:

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En la siguiente pestaña, agregue los grupos que conformarán el perfil. Seleccione los grupos y presione la flecha de pasaje.

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Si bien el perfil se define como un conjunto de grupos, los perfiles se asignan a usuarios, no a grupos. Por lo tanto, al asignar los grupos a un perfil, sólo se asignarán los permisos y no los usuarios que forman parte del grupo. Para asignar usuarios, diríjase a la última pestaña, seleccione los usuarios y utilice las flechas de pasaje.

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Por último, presione Guardar para dar de alta el perfil.

Según el ejemplo que se muestra en las imágenes, ANALISTA1 y USER1 tienen el perfil de “RRHH - Ingresos” y cuentan con todos los permisos de los grupos “Alta de empleados” y “Reclutamiento de personal”.

Panel de Roles

Desde este panel se pueden establecer relaciones jerárquicas entre usuarios y grupos. Para crear un nivel de jerarquía, seleccione el botón Nuevo que se encuentra en la parte inferior de la pantalla.

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Ingrese el nombre y la descripción, y establezca el nivel. Ingrese un valor entero de 0 a infinito, teniendo en cuenta que 0 representa al cargo de mayor jerarquía. Presione Guardar para almacenar los cambios.

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Luego deberá asignar el rol a un grupo o usuario particular. Diríjase a la solapa Asignación, donde habrá dos paneles y un combo de roles. Del panel de la izquierda, seleccione el usuario o grupo que ejercerá el rol elegido sobre el grupo o usuario del panel de la derecha.

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En el siguiente ejemplo, se establece que el usuario USER1 va a ejercer el rol de “Supervisor” sobre el grupo ALTA DE EMPLEADOS.

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Presione Guardar para almacenar los cambios.

Para desasignar a un usuario o grupo de un rol particular, destilde la casilla y presione Guardar.

Para ver los roles activos, diríjase a la pestaña consulta.

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Panel de Suplencias

Desde este Panel pueden configurarse permisos temporales para los usuarios.

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Seleccione el Usuario Principal, es decir, el usuario que se tomará la licencia. Puede realizar una búsqueda y seleccionarlo directamente desde el combo. Tenga en cuenta que si el Usuario Principal ya está cubriendo el puesto de otra persona, Thuban no permitirá que se tome la licencia.

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En el primer recuadro, Thuban muestra los grupos a los que pertenece el Usuario Principal. Seleccione el Usuario Suplente que cubrirá las tareas del Usuario Principal mientras este último esté de licencia. En el recuadro del medio se muestran los grupos a los que pertenece el Usuario Suplente y, en el último recuadro, el o los grupos sobre los cuales se le dará permisos temporales.

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Seleccione fecha y hora de comienzo y fin de la licencia y presione Guardar para aplicar los cambios. De esta manera, solamente durante el período que dure la licencia, Thuban le otorgará permisos al usuario suplente para visualizar y realizar las tareas del usuario principal.

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Editar o borrar Suplencias

En la parte inferior de la pantalla podrá ver las suplencias configuradas.

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Seleccione la Suplencia y presione el botón de Editar. Thuban muestra en pantalla el detalle de la licencia y permite modificar todos los parámetros. En el siguiente ejemplo, modificamos el usuario suplente y, por lo tanto, se modifican los grupos que deberá traspasar Thuban. Una vez realizados los cambios, presione Guardar

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Además, en el Panel de Políticas de acceso, en la pestaña de Configuración Default, puede asignar el permiso para permitir que los usuarios designen sus propios suplentes:

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Panel de Políticas de acceso

En este panel se pueden configurar las medidas de seguridad y acceso al sistema, y la configuración por defecto de los usuarios.

Políticas de Acceso

Esta pestaña está dividida en dos recuadros: en Nombres de Usuario podrá establecer la longitud mínima y máxima de caracteres que deberá tener y en Contraseñas, también deberá establecer la longitud mínima y máxima de la contraseña, pero además podrá seleccionar algunas de las siguientes opciones:

Políticas de Acceso


  • Debe contener caracteres numéricos: establece si la contraseña deberá contener al menos un carácter numérico.
  • Debe contener caracteres especiales: establece si la contraseña deberá contener al menos un carácter especial, los cuales son:!£$%^&*@?<>+_
  • Debe contener caracteres en minúscula: establece si la contraseña deberá contener al menos un carácter en minúscula.
  • Debe contener caracteres en mayúscula: establece si la contraseña deberá contener al menos un carácter en mayúscula.
  • La contraseña no puede ser parte del nombre: si se selecciona esta opción, el nombre de usuario no podrá formar parte de la contraseña elegida.
  • Cantidad de días de inactividad antes de inhabilitar la cuenta: representa la cantidad máxima de días que pueden pasar entre que el usuario se sale del sistema hasta que vuelve a ingresar. Si la cantidad de días supera lo estipulado en este panel, entonces el usuario será inhabilitado. En tal caso deberá contactarse con el administrador del sistema para que su cuenta se active nuevamente.
  • Cantidad de días para forzar cambios de contraseña: representa la cantidad de días de validez de la contraseña. Si se cumplen la cantidad de días que figura en este panel, el usuario será redirigido a una pantalla en la cual se verá forzado a cambiar su contraseña.
  • Cantidad de intentos fallidos de ingreso de contraseña: Establece un número máximo de veces que el usuario puede intentar ingresar una contraseña incorrecta. Si excede el límite, el usuario quedará inhabilitado.


Eventos de Log

Diríjase a la segunda pestaña del panel donde aparece una serie de checklist. Para habilitar un evento, seleccione la casilla ubicada a la izquierda del nombre y presione Guardar para almacenar los cambios.

Eventos de Log

Configuración Default

Para establecer una configuración por defecto para todos los usuarios de Thuban, diríjase a la última pestaña del Panel de políticas de acceso.

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Allí verá una serie de cinco pestañas que permiten establecer ciertos parámetros en común para todos los usuarios.

  • General: Desde esta solapa se pueden configurar algunas características como un formato estándar para la fecha y hora, o una pantalla de inicio predeterminada.
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Para resolver el problema de la incompatibilidad con Internet Explorer puede seleccionar esta opción o visitar la sección HOW TO: Resolver incompatibilidad de Thuban con IE


  • Creación: Desde esta pestaña se puede seleccionar la opción para que cuando se cree un documento de una clase documental que tenga vínculos dinámicos, dicho documento se abra en una nueva ventana.
Pestaña Creación
  • Búsqueda: Desde esta pestaña se pueden configurar acciones generales sobre la grilla de resultados de la búsqueda.
Pestaña Búsqueda
  • Edición: Desde esta pestaña se pueden configurar acciones generales de la pantalla de edición de documentos.
Pestaña Edición
  • Bandejas: Desde esta pestaña se pueden configurar acciones generales del Panel de bandejas.
Pestaña Bandejas


  • Monitores: Desde esta pestaña se pueden configurar el refresco automático de la pantalla de monitores de Thuban.
Pestaña Monitores

Panel de clases documentales

En este panel podrá crear, modificar o eliminar las clases documentales de la plataforma.

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Para crear una clase documental, presione el botón Nuevo que se encuentra en la parte inferior de la pantalla. Para modificar una clase existente, simplemente selecciónela de la lista y se habilitará una serie de solapas.

Datos Generales

En esta solapa se ingresa la información básica de la clase documental:

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  • Nombre de la clase: ingrese el nombre que llevará la clase documental en la tabla de la base de datos. Tenga en cuenta que una vez creada la clase, no lo podrá modificar.
  • Alias: permite darle un nombre a la clase documental que se puede modificar fácilmente, sin tener que realizar los cambios desde la base de datos.
  • Descripción: Ingrese una breve descripción de la clase.
  • Generación de nombre: Determina el nombre externo que llevará cada ítem de la clase documental. Se puede definir de la siguiente manera:

- Utilizar campo: Permitirá seleccionar algún campo de la clase que ya esté definido.

- Nombre Compuesto: Se podrá establecer una combinación de texto libre con campos definidos para la clase. Por ejemplo: si se ingresa la siguiente expresión: “Legajo: [NÚMERO_LEGAJO]”, entonces el nombre del documento podría ser “Legajo:000001”. En ese caso, Thuban reemplazará la variable por la información que se haya ingresado en el campo de la clase documental.

  • No actualizar el nombre: Si esta casilla está seleccionada, el sistema valida que el documento tiene un nombre y evita que se genere uno nuevo al actualizar.
  • Vínculo dinámico por defecto: Se puede seleccionar el vínculo dinámico que se verá al abrir el documento en la pantalla de edición de documentos.
  • Título en resultado de búsqueda: nombre de la columna INDEX_ITEM_NAME

Campos

En esta solapa se pueden crear y configurar los campos de la clase documental. Del lado izquierdo, figuran todos los campos de la clase y del derecho, el detalle de cada uno.

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Para crear un campo de la clase, presione el botón Nuevo ubicado en la parte inferior de la pantalla e ingrese los siguientes datos:

  • Nombre: ingrese un nombre para el campo. Es recomendable utilizar una nomenclatura uniforme.
  • Columna: establece la columna de la base de datos donde se almacenarán los valores que los usuarios ingresen en el campo.
  • Tipo Dato: Determine el tipo de datos que se permitirá ingresar en el campo. Las opciones disponibles son: cadena de texto, número entero, número decimal, boolean, fecha y hora. Además cuenta con algunos formatos predefinidos:
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Tenga en cuenta que una vez que haya creado documentos, no podrá cambiar el formato predefinido.

La configuración del separador decimal y el de miles depende del idioma predeterminado del explorador de Internet, pero es posible forzarlos con la incorporación de dos entradas en el Panel de Configuraciones .

  • Longitud: establezca el largo del campo.
  • Índice edición: Se puede establecer que el campo sea primario y que esté siempre visible, o que sea secundario. En ese caso, el campo sólo estará visible cuando se seleccione Ver campos secundarios o cuando se aplique el criterio de búsqueda avanzada.
  • Índice búsqueda: Determine si el campo aparecerá como índice de búsqueda en el módulo de consultas. Las opciones disponibles son:

- Sin índices: El campo no aparece como índice de búsqueda.

- Índice primario: Aparece como índice primario de búsqueda en las consultas.

- Índice secundario: Aparece como índice secundario de búsqueda en las consultas.

  • Leyenda: ingrese el nombre del campo que verán los usuarios de la interfaz PowerDesk.
  • Mensaje de Ayuda: Permite redactar una breve descripción del contenido del campo.
  • Multivaluado: los campos multivaluados permiten agregar un conjunto de valores asociados al campo que pueden ser ingresados manualmente o a través de una consulta a la base de datos.

- Valores: seleccione del combo la entrada Valores y presione el botón Editar. A continuación se mostrará una pantalla donde puede ingresar o eliminar los valores de forma manual.

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- SQL: Seleccione la entrada SQL del combo y presione el botón Editar. A continuación, se mostrará una pantalla que permite agregar una nueva consulta y realizar el Test directamente contra la base de datos para verificar su validez.

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  • Orden: Establezca el orden de los campos en la tabla. Para modificar el orden de los campos en pantalla, utilice las flechas direccionales que aparecen debajo de la lista de campos del recuadro de la izquierda.
  • Opciones avanzadas: para incluir alguna de estas opciones, seleccione la casilla al lado del nombre.
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- Auditoría: El sistema registra la fecha, hora y el usuario que realizó alguna modificación en el campo.

- Búsqueda: Establece que el usuario deba completar para que la búsqueda arroje algún resultado.

- Múltiples criterios de búsqueda: Permite duplicar el campo para buscar por más de un valor a la vez.

Vistas

En esta pestaña podrá determinar el tipo de acceso a los campos en el Panel de alta de documentos y en la Vista de edición. Las opciones disponibles son:

  • Sin acceso: El campo no estará visible.
  • Lectura: El campo será visible pero no se podrá modificar.
  • Escritura: El campo se podrá modificar.
  • Obligatorio: El campo se podrá modificar y debe estar completo siempre.


Para cambiar el tipo de acceso, seleccione la casilla al lado del nombre, elija un valor del combo y presione el botón Establecer.

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Los botones de más y menos, permiten crear nuevas vistas para los campos. Luego en el panel de Permisos deberá asignar las vistas a los grupos . Esto permite, por ejemplo, que un mismo campo sea obligatorio para un grupo y sólo lectura para otros.

Para comparar dos vistas, presione el botón “…” en el panel de la derecha.